面向小型公司的数据库教程（一）

原文：Databases for small business

协议：CC BY-NC-SA 4.0

一、数据如何让您的小型企业受益

收集和分析数据对您的小型企业非常重要，因为它可以提高效率和盈利能力。数据可以记录一直在发生的事情——谁是你的客户，他们的人口统计是什么，他们买了什么。它可以让您发现趋势，例如，您的客户最喜欢的产品。数据中存在对您的业务非常重要的隐藏模式，例如一起销售的多组产品。数据可以提供一个可以搜索的档案。

当小企业的人发现他们的数据可以给他们带来巨大的变化时，他们通常会着迷于了解更多。事实是，对于小企业来说，已经收集了有关其运营的许多方面的数据。所有企业都收集收入和支出的详细信息，以满足税务要求。许多企业收集客户的姓名和地址，以便与他们联系。

这本书的目的是证明你正在收集的数据有远远超出其最初目的的好处。这本书将解释你的数据的价值，并告诉你如何充分利用它。这本书旨在介绍数据库和进一步参考的路标，如果这些是必要的。

首先，我假设您对文字处理和电子表格等软件包有基本的了解，但对数据库完全没有经验。此外，我意识到大多数小型企业并不只有一个人专门处理他们的数据，他们的大多数员工在公司中都有几个角色。我还假设您的小企业受到小预算的限制。

一段时间以来，您可能一直在无效地使用您的数据，而没有意识到它的全部潜力。如果是这样的话，你会很高兴在本书中看到改进的见解和数据分析。此外，如果您只是简单地存储数据，而不是在绝对必要的情况下使用它，您会惊喜地发现，学习处理和分析数据的技术的第一步也是最重要的一步就在您的掌握之中。

你的企业可能处于几个阶段中的一个阶段。你可能刚刚起步，渴望确保自己完全掌握最新技术。你可能已经经营了一段时间，并希望鼓励进一步发展。或者，你的企业可能正经历着具有挑战性的时期，正在寻求帮助向前发展。无论您的环境如何，您都会发现您的数据会对您企业的盈利能力产生重大影响。

什么是数据和数据库

以下部分描述了数据和电子表格的含义。通过使用电子表格作为起点来介绍数据库。

数据

数据可以采取多种形式，包括数字、文本、图像、超链接和声音。数据可以是关于任何主题的，也可以是关于多个主题的。

电子表格

如前所述，我假设您熟悉电子表格，一些常见的例子有 Microsoft Excel、LibreOffice Calc 和 Google Sheets。我将使用电子表格作为描述数据库的起点。

电子表格和数据库都用来存储和管理数据。表达这种区别的一个非常简单的方法是把电子表格看作一个大型复杂的可编程计算器，而把数据库看作一个高效的电子文件系统，它能使数据很快被查阅和分析。电子表格和数据库的主要区别在于它们存储和操作数据的方式，以及通常涉及的数据量。

电子表格将数据项(例如，数字、文本和超链接)存储在单元格中，多个单元格由行和列的系统来表示。一个单元格中的值可以通过公式定义的关系与其他单元格中的值相关联。

电子表格最严重的两个问题如下:

• 存储重复数据:相同的数据可能存储在多个电子表格中。如果您需要对数据进行更改，可能需要在存储数据的每个位置进行相同的更改，从而增加了出错的风险。
• 查找数据:在电子表格中查找一个数据项可能需要扫描许多列。

Hypothetical Example of a Small Business: Cards for Everyone Inc.

本书使用了三个案例来说明:一个小型工程公司，一个小型律师事务所和一个小型非营利组织。它们将在接下来的三章中介绍。此外，您还将读到一个假设的例子，描述了一家名为 Cards for Everyone Inc .的小型在线企业，该企业在线销售一系列卡片。

Cards for Everyone Inc .从一系列供应商处购买卡片，并在其网站上展示图片进行销售。网站是由一个承包商设计的，这样公司的员工就可以自己更新了。这家企业有三名员工:帕特、泽夫和利昂娜。

经理 Pat 有许多角色，包括购买供应品和营销业务。Pat 必须随着库存水平的变化随时更新网站。

Zeph 和 Leona 是处理订单的助理，他们在仓库里找到卡片，然后把它们放进信封里分发。当新货到达时，他们把它放在储藏室，并把详细情况传给帕特，以便她可以更新网站。

数据库解决了这两个问题。通过将数据分成表格(由行和列组成)来最小化重复数据项，这样，在理想情况下，每个数据项只存储一次。表之间定义的关系使得非常高效的数据检索成为可能:它们将数据链接在一起，使检索变得高效。第六章更详细地解释了电子表格和数据库的优缺点。

下一节给出了 Cards for Everyone Inc .使用的数据库示例。

Cards for Everyone Inc .使用的数据库。

Cards for Everyone Inc .中给定客户的典型数据是他们的姓名、地址、电话号码和电子邮件地址。表 1-1 显示了包含三个客户数据的示例数据库表。每个客户在表中都被分配了一行，也称为记录。每条记录分为五列，每列代表记录的一部分(即客户 ID、姓名、邮政编码等)。).每个客户记录都有一个唯一的客户标识号，称为客户 ID。任何两个客户都不能有相同的客户 ID，从而避免重复。

表 1-1。

Basic Customer Database Table

| 客户 ID | 西方人名的第一个字 | 姓 | 邮政区码 | 电话 | 电子邮件 | | — | — | — | — | — | — | | one | elizabeth 的昵称 | 加西亚 | 米 48823 | 517-xxx-xxxx | lgarcia@hotmail . com | | Two | 约翰 | 威廉姆斯 | 或者 97062 | 503-xxx-xxxx | Jwilliams@gmail.com | | three | 史蒂夫(男子名) | 琼斯 | FL 33901 | 239-xxx-xxxx | Sjones@aol.com |

Cards for Everyone Inc .的其他数据库表包含产品、供应商和发票的详细信息。与客户一样，每个产品、每个供应商和每张发票在各自的表中都有一个唯一的标识号。为了帮助建立关系，标识号可以出现在多个表中。在这一点上，这些表格仅用于说明目的；第七章包含了更多关于它们的含义和构造的细节。表 1-2 显示了每个人卡公司的五种产品的表，产品 ID 在第 1 列。请注意，该表在第 2 列中有一列是供应商的标识号。

表 1-2。

Basic Product Database Table

| 产品 ID | 供应商 ID | 产品名称 | 种类 | 价格(美元) | 可用数量 | | — | — | — | — | — | — | | Eleven | One hundred | 猫 | 生日 | Two | five | | Twenty | Two hundred | 玫瑰 | 谢谢你 | Three | eight | | Twenty-three | Two hundred | 船 | 生日 | Two point five | Ten | | forty-two | Three hundred | 心 | 情人 | Four point five | nine | | Sixty-one | Three hundred | 兔子 | 新生婴儿 | Five | Eleven |

表 1-3 中给出了假设供应商的列表。

表 1-3。

Basic Suppliers Database Table

| 供应商 ID | 供应商名称 | 邮政区码 | 电话 | 电子邮件 | | — | — | — | — | — | | One hundred | 特殊场合 | IA 52241 | 319-xxx-xxxx | admin@specialoccasions.com | | Two hundred | 旧的最爱 | CA 92591 | 503-xxx-xxxx | office@oldfavorites.com | | Three hundred | 手工卡片 | FL 33351 | 954-xxx-xxxx | enquiries@handmadecards.com |

五个发票记录如表 1-4 所示，对应的客户 id 在第 2 列。

表 1-4。

Basic Invoices Database Table

| 发票号 | 客户 ID | 日期 | 金额(美元) | | — | — | — | — | | One thousand and one | one | 11/4/14 | … | | One thousand and two | Two | 11/4/14 | … | | One thousand and three | three | 11/4/14 | … | | One thousand and four | Two | 12/14/14 | … | | One thousand and five | one | 12/18/14 | … |

目前，这四个表只不过是四个独立的数据电子表格，如图 1-1 所示。

图 1-1。

Separate Database Tables for Cards for Everyone Inc.

数据库使用每个表的唯一标识符将这些表及其数据链接在一起，如图 1-2 所示。如图 1-2 所示的数据库结构可以防止你不得不重复存储数据，冒着打字和不匹配错误的风险。数据库非常适合将数据集中在一起，分离主题，并实现高效的存储、更新和检索。

图 1-2。

Linked database tables for Cards for Everyone Inc.

可以通过三种主要方式查看最终的连接数据结构:

查询:这是一个关于数据库中数据的问题，来自一个或多个表或来自其他查询。查询可用于筛选数据、执行计算、汇总数据以及执行管理任务。例如，当订单到来时，知道库存中是否有足够的产品，以及如果没有，从哪里订购更多的产品将是有用的。这包括同时查询 Products 和 Suppliers 表。查询可能非常复杂，跨越许多表。图 1-3 显示了来自 Cards for Everyone Inc .的一个非常简单的数据库查询。该查询统计了表 1-2 中每个类别的卡片数量。

图 1-3。

Simple query for Cards for Everyone Inc.

表单:这些是纸质表单的电子版本，是可视化数据的有用手段。它们由数据库的一个或多个表或一个或多个查询组成，可用于输入、编辑或显示数据。表单是一种通过筛选搜索数据的有用方法。例如，表单可以用作发票，汇集客户和产品的详细信息，可以编辑和搜索(基于客户、购买的产品等)。)图 1-4 显示了一个非常简单的 Cards for Everyone Inc .表单，它提供了一种查看 Customers 表中数据的方法和一种输入数据的手段。与直接在表中输入数据相比，表单是一种更加用户友好的方式。

图 1-4。

Sample form for Cards for Everyone Inc.

报告:它们使文档能够从数据库表或查询中设计出来，可以很容易地以电子形式共享或在远离计算机的地方查看。报告可以用来总结哪些产品卖得好，哪些客户一直在买。图 1-5 显示了来自图 1-3 的查询数据的报告。

图 1-5。

Sample report for Cards for Everyone Inc.

图 1-2 中所示的关系可以通过使用主选项卡、查找公式、交叉引用的电子表格和 Visual Basic 编程在电子表格中处理。只要连接保持最新，这就可以工作。然而，在引入新产品的过程中，由于需要检查数据以确保一切都正确匹配，可能会出现问题。

Note

在本书中，我默认使用关系数据库，因为它们是最流行的。还有其他的数据库，如面向对象的、分层的、文件的和网络的。

数据可以为您的小型企业带来的好处

如果对您的小型企业没有最终的好处，那么花时间创建和填充数据库是没有意义的。下面几节讨论了使用数据库可以带来的各种好处。

提供对客户的深入了解

通过瞄准利基市场，小企业可以有效地与大公司竞争。数据有助于你更好地了解你的客户，更准确地识别这个利基市场。通过存储、分类和过滤关于你的客户的数据，有可能更多地了解最有利可图的客户。小企业非常适合与客户和供应商建立个人关系。有效利用您的数据可以为这些优势增加额外的权重。与你的客户保持密切联系不仅有助于你的企业留住他们，还可以帮助你为未来的营销建立类似客户的档案。

更深入地了解你的销售

通过收集关于你的产品和顾客的信息并把它们放入数据库，你可以看到哪些产品卖得好，哪些顾客会回来重复订购，哪些商品卖得不好，等等。手动完成这些功能非常耗时。

例如，了解你的企业拥有的前 50 名客户可以让你为这些人/企业创建特定的优惠，或者为这些忠诚的客户创建奖励计划。

有效的库存控制

只要浏览一下您的数据库，您就可以看到哪些商品几乎缺货，以及从哪里订购更多的商品。该数据库还可以在供应短缺时提醒您，这样您就可以在必需品告罄之前订购更多。

应对变化

一个组织良好的数据库可以帮助企业应对变化并做出决策。如果可以通过数据库中的链接表获得涵盖许多业务运营的数据，经理们就可以在做出决策之前对业务的当前状态有一个全面的了解。这一点对于小企业来说尤为重要，因为小企业通常比大企业更能灵活应对变化。这通常是因为小企业缺乏层级。

数据分析

数据库的查询和报告功能使它们成为分析数据和预测未来趋势的宝贵资源，因为它们可以将整个小型企业的数据汇集在一起。例如，一份报告可能显示，在电子邮件促销后，某些产品的销售额增加了，而在店内促销后，其他产品的销售额增加了。

提高数据的安全性

安全控制和授权可以在数据库中实现，方法是将敏感数据移动到一个单独的表中，该表具有自己的授权控制。当数据库用户登录时，他们只能访问他们有权查看的数据。例如，可能存在对诸如雇员工资等字段的限制，这些字段只能由直接处理工资单的人员查看。

为什么一些企业选择不使用他们的数据

小型企业忽视以上一节讨论的方式将他们的数据用于有益用途的原因是多种多样和复杂的。本节的目的是帮助你理解为什么你还没有找到利用你的数据的动机，而不是通过任何判断。这样做的目的也是鼓励你远离任何犹豫。

太贵了

许多小企业预算很少，认为数据库太贵。他们认为他们必须付钱给专家来创建数据库。然而，该软件本身并不昂贵，而且开源版本也很常见。例如，您正在使用的 MS Office 版本可能已经提供了 MS Access。而且一些开源软件套件有数据库包可用，比如 OpenOffice 和 LibreOffice。

还可能会担心需要新的昂贵的硬件。有许多选择，尤其是存储在云中的数据库，这需要最小的投资和对办公硬件的维护。云计算在第十八章中讨论。

这太具有破坏性了

如果一家公司运行顺利，可能会有人担心实施数据库会破坏现状，导致业务下滑。可能有人担心会有一段时间无法接受任何订单。

从其他电子存储方式到数据库的物理迁移并不像你想象的那么困难。例如，通常有一种在数据库和电子表格之间传输数据的快速方法，并且大多数电子数据可以被快速处理到可以在电子表格上呈现的程度。

员工培训包含在第二十章中。一个明智的开始方式是选择一个你的业务领域放入数据库，这样每个人都可以习惯新技术的本质。例如，您可以将有关客户联系信息的电子表格移动到数据库中的单个表中，并允许您的员工习惯于访问和操作它。一旦每个人都熟悉了第一个表格，您就可以将更多的电子表格导入到其他表格中。

值得注意的是，电子表格和数据库可以一起使用，直到所有员工都感到舒适。您必须确保只对其中一个文件进行更新，然后转移到另一个文件，这样更改就不会被覆盖。最明显的方法是对电子表格进行更改，然后定期将更改传输到数据库。这种传输可以通过几个简单的指令完成，称为更新查询，这在第二十章中有所介绍。通过这种方式，电子表格保持正常运行，但是员工可以打开数据库来查看数据是如何存储的，并且可以熟悉如何访问它。

这将花费太多的时间

正如生活的方方面面一样，只有你能回答这个反复出现的问题:“事情要变得多糟，我才会做出改变？”如果您使用纸质文件，并且每次有客户联系您时都在办公室里惊慌失措地跑来跑去，搜索文件，那么提高您的效率是有意义的。您确实需要投入时间来学习数据库，但是如果您继续使用过时的系统，这最终会比您所浪费的时间要少。您可以按照上一段关于中断的描述，逐步实现数据库。本章前面已经解释了数据库的好处以及数据对小型企业的重要性。这个决定归结为投资和回报之间的平衡，由个体企业决定它在可能性光谱中的位置。

太难学，太难实施

如果您以前没有使用过数据库，那么学习数据库可能会令人望而生畏。但是，如果您已经在使用文字处理和电子表格，那么使用数据库并不像您想象的那么容易。这本书将帮助你设定一些小目标并稳步前进。

它在优先级列表中太低了

经营一家小型企业可能会让人不知所措，工作时间很长，几乎没有时间来保持条理性。在试图关注数据之前，您可能有一长串需要整理的事情。它可能看起来像一个长期目标，而且像任何长期目标一样，它很容易被更多的短期计划所掩盖。

为了改善你的业务运作，你可能倾向于关注更重要的事情，比如采取措施改善你管理办公室、保存记录、储存产品和用品的方式。只有到那时，你才会觉得自己有资格看你的数据。

但是，如果您要从数据开始，很可能您业务的许多其他部分都需要仔细组织，以使流程有效工作。这是因为您的数据经常涉及到您业务的所有领域，如您的客户、销售和库存。

例如，假设 Cards for Everyone Inc .在处理客户的电话订单方面效率不高。顾客打电话进来，细节被写在纸上，放在帕特桌子上的一个托盘里，直到她可以把信息交给泽夫和利昂娜处理。有了一个将产品与供应商联系起来的数据库，他们可以快速查看是否有足够的库存来满足订单，如果没有，联系谁来获得更多。这促使立即更新产品表(表 1-2 )的可用数量字段，并开始为订单开具发票。一旦数据被输入数据库，纸质电话记录就可以被销毁，帕特办公桌上堆积的纸张瓶颈也就消除了。

未能预测业务增长的速度

当一个企业开始时，通常可以通过名字认出每个客户。简单的归档系统就足够了。然而，有一个点，客户不是立即可识别的:一般来说，当数量超过 50 个客户标记时，就会发生这种情况。在大多数情况下，小型企业希望尽可能保持其服务的个性化。

一个数据库可以让你保持你的服务个性化，即使客户数量增加。这是因为数据检索效率很高。例如，关于客户偏好的重要数据可以与他们的记录一起保存，以便当客户联系公司时可以快速访问这些数据。以 Cards for Everyone Inc .为例，一些客户可能对某些类型的卡片有偏好，例如猫或兔子，并且希望通过电子邮件让他们了解新设计的可用性。

未能理解数据对企业的价值

许多小型企业不了解他们的数据在利用利润方面的价值。您的小型企业拥有的数据有可能通过提供有用的信息、增加客户数量和改善客户体验来增加收入。管理人员可能乐于根据他们过去的经验、直觉或与市场上其他产品的比较来做出决策。使用数据库中的数据可以使这一过程从猜测走向精确的市场规划，从而使小企业更具竞争力，尤其是相对于更了解数据库的大企业而言。

在某些情况下，一个小企业没有数据库也可以运行得很好。例如，如果你开了一家咖啡馆，对每天新鲜购买的固定商品有固定的需求，那么你很可能是通过直接观察来经营的。如果你发现盐和胡椒不够了，你可以很容易地开车去商店买更多。保存顾客的记录并不简单。然而，你可以记录每天的销售情况、天气情况以及你所在的城镇正在发生的事件，然后利用这些信息来提高你的销售额、提高利润率以及推出新产品。当你面临竞争时，这一信息尤其重要，比如说，街对面新开了一家咖啡馆。对你的数据视而不见从来都不是一个好主意。

个案研究

三个案例研究将在接下来的三章中介绍，并在整本书中反复出现:第二章第一章中的一个小型工程公司，第三章第三章中的一个小型律师事务所，以及第四章第五章中的一个小型非营利组织。每个组织的历史都有详细的描述，以便将每个业务的当前位置放入上下文中。讨论了每个案例研究的业务目标。业务目标是成功的数据库设计和使用的基础，这个问题将在第五章中讨论。

二、小型工程公司：案例研究

本章介绍了三个案例研究中的第一个，作为整本书的范例。许多读者只会认同其中的一个，选择最适合你的情况或经历的案例研究是完全合理的。概括一下，第三章涵盖了一个小型律师事务所，第四章涵盖了一个小型非营利组织。

本章介绍了一家位于东海岸的小型工程公司。目前，该公司生产和销售同一产品的两个版本，并正在寻求扩张。电子表格目前用于存储数据。

智能手推车公司:背景

Smart 独轮车公司向居住空间有限的专业人士出售折叠式独轮车，比如那些住在带屋顶花园的城市公寓里的人和那些住在公寓里的人。这种手推车是由该公司的首席执行官霍华德设计的，因此框架、主容器和轮子都可以尽可能折叠起来，并可以挂在钉子上。它们由铝制成，以保持轻便。图 2-1 显示了折叠和展开状态下的手推车。

图 2-1。

Foldup wheelbarrow, folded and unfolded

手推车的折叠机构是通过多个分开的边缘和多个铰接的边缘实现的，这些边缘被称为分裂边缘。

Smart 独轮车公司位于康涅狄格州，在一个技术中心租了一个单元。该单位分为一个小办公室，一条生产线，和一个储藏室。该公司成立于 2012 年，开始销售一种尺寸的折叠手推车，即“标准”尺寸，有四种颜色:红色、绿色、黑色和白色。

通过口口相传，很明显顾客们把手推车用于装饰和园艺目的。人们还发现，一些高管客户使用手推车运送食物和葡萄酒等物品。这导致了另外两种颜色，金色和银色。

来自客户调查的反馈表明，存在对用于装饰的小型手推车的需求，例如用于盛放植物。这种产品不需要折叠的能力。

该信息的结果是总共开发了十二种产品，六种标准尺寸的折叠式手推车和六种小型非折叠式手推车。标准尺寸的红色、绿色、黑色或白色版本售价 120 美元，同等的小型版本售价 70 美元。标准的金或银手推车价格为 125 美元，小型金或银手推车价格为 75 美元。金色或银色的手推车稍微贵一些，因为油漆比其他颜色的要贵，必须从专业公司订购。表 2-1 总结了 Smart 独轮车公司提供的独轮车系列。

表 2-1。

Products Sold by Smart Wheelbarrows Inc.

| 产品名称 | 颜色 | 价格(美元) | | — | — | — | | 标准手推车 | 红色、绿色、黑色或白色 | One hundred and twenty | | 标准手推车 | 银还是金 | One hundred and twenty-five | | 小手推车 | 红色、绿色、黑色和白色 | Seventy | | 小手推车 | 银和金 | Seventy-five |

智能手推车公司通过其他业务分销其产品，如花店、园艺中心和亚马逊等在线零售商。它还通过网站(由承包商设计)和电话直接接受消费者的订单。

手推车一部分是在公司的场地上制造的，一部分是由承包商制造的。主集装箱的制造外包给一家拥有必要设备的当地公司。框架的制造和喷漆在内部进行，因为 Howard 找不到人来制作框架，所以他购买了必要的设备并雇佣了员工，如下一节所述。

智能手推车公司的员工。

智能手推车公司由霍华德经营，他有八名员工。Howard 是一名经验丰富的机械工程师，他曾在一家大型工程公司工作，但由于缺乏实现自己想法的自由而感到沮丧。Howard 邀请他以前的同事 Sanjiv(来自同一家工程公司)加入他的团队，担任技术生产经理。

霍华德和桑基夫雇佣了约翰和陈两个人在办公室工作。约翰负责接受订单并确保订单正确发出。陈负责记账和发放工资。

John 和 Chen 负责更新网站(网站设计为易于更新)和接听电话。他们在生病和休假期间互相掩护，作为一个团队工作。

霍华德在公司身兼数职。他做了大量的网络和营销工作。他还亲自或远程管理行政办公室。当霍华德在城里的时候，他每周都要在办公室门口探头探脑几次，以确保一切顺利进行。然而，霍华德大部分时间都不在城里，他会通过云中的加密电子表格定期在线查看订单。他还在网上查看银行账户(检查企业的现金流)，并不时关注损益账户。

Howard 和 Sanjiv 招募了四个人在由 Sanjiv 管理的生产线上工作，具体如下:

• 海伦将铝管送到一台机器上，这台机器将铝管弯曲成手推车框架的形状。
• 米格尔负责框架和锁紧铰链的焊接。
• 他用铰链悬挂管子，并在一个特殊的隔间里操作喷漆。每个部分都涂了两层油漆。
• Valentina 负责所有部件，组装独轮车(折叠成标准尺寸)，并将其装入一个准备装运的箱子中。其中一个组件是一个 U 形夹，它通过制造商放在那里的孔用螺栓固定在容器上，用于连接框架。她需要检查所有部件是否都已添加，这是通过称量每个箱子以检查其重量是否符合预期来完成的。一个小的差异可能意味着遗漏了一些小东西，如紧固件。

库房经理 Steve 负责供应品的入库和成品的出库。

Sanjiv 管理的公司之间有很大的灵活性，因此可以涵盖病假和假期。Sanjiv 可以执行所有工作，因此能够覆盖。他还确保所有四条生产线的操作人员能够完成彼此的工作。这给他们的工作带来了更多的兴趣，提高了劳动力的技能，并在员工短缺时提供了更好的掩护。表 2-2 总结了 Smart 独轮车公司雇佣的员工。

表 2-2。

Staff Working at Smart Wheelbarrows Inc.

| 名字 | 位置 | | — | — | | 霍华德 | 首席执行官 | | 三纪夫 | 技术生产经理 | | 约翰 | 命令 | | 陈 | 簿记和工资单 | | 海伦 | 第一条生产线运行:制造框架 | | 米格尔 | 第二条生产线运行:焊接 | | 山姆 | 第三条生产线运行:喷漆 | | 瓦伦蒂娜（f.） | 第四条生产线操作:包装 | | 史蒂夫(男子名) | 储藏室经理 |

智能手推车公司存储的数据。

数据存储在电子表格中。就数据而言，Smart 独轮车公司和 Cards for Everyone 公司的主要区别在于，Smart 独轮车公司购买材料和组件并制造产品，而 Cards for Everyone 公司购买现成的产品并不经过任何进一步加工就出售。智能手推车公司有六个数据电子表格。下表总结了电子表格:

• 客户
• 发票
• 生产手推车所用的材料
• 材料供应商
• 用于标准手推车的材料(包括数量)
• 用于小手推车的材料(包括数量)

客户电子表格如表 2-3 所示，客户外发发票电子表格如表 2-4 所示。注意这两个电子表格中客户的姓名和邮政编码是如何重复的。

表 2-4。

Invoices for Smart Wheelbarrows Inc.

| 名字 | 邮政区码 | 日期 | 金额(美元) | | — | — | — | — | | 光明花店 | 纽约州 11375 | … | … | | 希拉里·史密斯 | 马 02108 | … | … | | 布利斯花园中心 | RI 02886 | … | … |

表 2-3。

Basic Customer Spreadsheet for Smart Wheelbarrows Inc.

| 名字 | 邮政区码 | 电话 | 电子邮件 | 种类 | | — | — | — | — | — | | 光明花店 | 纽约州 11375 | … | … | 商业 | | 希拉里·史密斯 | 马 02108 | … | … | 商业 | | 布利斯花园中心 | RI 02886 | … | … | 消费者 |

此外，Smart 独轮车公司有一份独轮车部件的材料电子表格(如表 2-5 所示)和一份材料供应商的供应商电子表格(如表 2-6 所示)。还有一份供应商发票的电子表格(未显示，但类似于表 2-4 中用于客户发票的表格)。没有产品的电子表格，因为列表很短并且不会经常改变。

表 2-6。

Basic Suppliers Spreadsheet for Smart Wheelbarrows Inc.

| 供应商名称 | 邮政区码 | 电话 | 电子邮件 | | — | — | — | — | | 铝盒 | … | … | … | | 工程用品 | … | … | … | | 顶级材料 | … | … | … | | 优质油漆 | … | … | … | | 豪华油漆 | … | … | … |

表 2-5。

Materials for Smart Wheelbarrows Inc.

| 软件零件号 | 供应商零件号 | 供应商名称 | 产品名称 | 价格(美元) | 可用数量 | | — | — | — | — | — | — | | OS01 | 是 39 号 | 工程用品 | 铰链 | … | … | | OS02 | 是 24 个 | 工程用品 | 车轮 | … | … | | OS03 | 是 67 | 工程用品 | 处理 | … | … | | oso4 | 是 09 年 | 工程用品 | 扣件 | … | … | | OS05 | AB01 | 铝盒 | 容器 | … | … | | OS06 | TM01 | 顶级材料 | 铝管 | … | … | | OS07-1 | QP04 | 优质油漆 | 红色油漆 | … | … | | OS07-2 | QP11 | 优质油漆 | 绿色油漆 | … | … | | OS07-3 | QP18 | 优质油漆 | 黑漆 | … | … | | OS07-4 | pp19 | 优质油漆 | 白漆 | … | … | | OS07-5 | LP25 | 豪华油漆 | 金色油漆 | … | … | | OS07-6 | LP26 | 豪华油漆 | 铝粉漆 | … | … | | OS08 | 23 岁了 | 工程用品 | 小轮子 | … | … | | OS09 | 是 68 年 | 工程用品 | 小把手 | … | … | | OS10 | 八点了 | 工程用品 | 小紧固件 | … | … | | OS11 | LP02 | 铝盒 | 小容器 | … | … | | OS12 | 69 年了 | 工程用品 | u 形夹 | … | … |

手推车的零件编号如下:

• 对于内部制造的零件，编号以 SW 开头，代表智能手推车。
• 对于所有其他零件，外部供应商的编号以 OS 开始，因此这些零件的编号系统与表 2-5 第二列中所示的每个零件的供应商使用的编号一致。
• 油漆都是 OS07，根据颜色有后缀。

表 2-5 中材料电子表格的第三列包含相应的供应商名称。通过在表 2-6 的供应商电子表格中找到该供应商对应的行，可以获得供应商的详细信息。

Smart 独轮车公司对其每种产品都有一份材料清单(BOM)。这是原材料和子组件的清单；制造每种产品所需的零件和数量。表 2-7 显示标准独轮车的 BOM，表 2-8 显示小型独轮车的 BOM。

表 2-8。

Bill of Materials for the Small Wheelbarrow

| 零件号码 | 零件名称 | 量 | | — | — | — | | SW03 | RHS 框架 | one | | SW04 | LHS 框架 | one | | OS08 | 小轮子 | one | | OS09 | 小把手 | Two | | OS10 | 小型紧固件 | four | | OS11 | 小容器 | one | | OS07 | 颜料 | 升 |

表 2-7。

Bill of Materials for the Standard Wheelbarrow

| 零件号码 | 零件名称 | 量 | | — | — | — | | SW01 | RHS 框架 | one | | SW02 | LHS 框架 | Two | | OS01 | 关键 | four | | OS02 | 车轮 | one | | OS03 | 处理 | Two | | oso4 | 扣件 | four | | OS05 | 主容器 | one | | OS07 | 颜料 | 半升 | | OS12 | u 形夹 | four |

请注意，两个 BOM 中都没有 OS06(铝管)。这是因为铝管是内部制造的手推车框架。还需要四个 BOMs 标准独轮车的右侧框架和左侧框架各一个，小型独轮车的右侧框架和左侧框架各一个。这里没有显示这些。(注意，小手推车的两个框架被设计成通过轮子相互嵌入。)

请注意，小手推车没有铰链，因为它不会折叠。

数据库

霍华德在旅途中遇到了他的大学老朋友安妮特。安妮特是一名数据分析师，她问霍华德智能手推车公司是否在使用数据库。Howard 从未考虑过数据库，此外，他觉得他们使用的电子表格已经足够了。安妮特认为，数据库可以帮助霍华德更好地了解他的客户群，并吸引新客户。客户数据库对于推动有效的营销活动也至关重要。

数据库还可以加强 Smart 独轮车公司的库存控制。通过将每个 BOM 与材料和产品电子表格相链接，可以查看库存中是否有足够的独轮车来满足订单，是否需要制造更多的独轮车，如果需要，是否有足够的库存来满足订单。目前，当订单进来时，约翰倾向于给储藏室的史蒂夫打电话，直接问这些问题，或者如果史蒂夫不在，他会亲自去储藏室检查供应品。这不是对时间的有效利用。

霍华德受到讨论的鼓舞，同意阅读安妮特建议的一些在线资料，然后回复她。

智能手推车公司数据库的开发将在以后的章节中介绍。

研究思路

许多人问霍华德，手推车是否可以用回收的聚合物产品(即回收的家用塑料)制成。他一直在思考这个问题，并与可能有帮助的人交谈。使用回收材料存在一些挑战，霍华德希望有时间来调查。两个主要问题如下:

• 框架的设计可能会更加困难。为了给独轮车提供足够的强度，可能需要大量的回收材料，从而使得框架笨重且不美观。
• 还有一个问题是，回收的聚合物产品可能具有较差的光洁度，因为它们不是非常光滑。

霍华德需要考虑将新的生产流程整合到他的业务中。这个框架可能需要注射成型，也就是说，将熔化的塑料注入模具。他希望成型是简单的，一次成型，也就是所谓的“一次成型”

霍华德想为这项研究申请资助。确定资金来源将涉及寻找许多潜在的捐助者。此外，一旦研究开始，通过快速查找研究论文来跟上最新发表的工作对 Howard 来说是很重要的。第十九章涵盖了在线数据库的有效搜索。

摘要

一家小型工程企业 Smart 独轮车公司生产小型独轮车。该企业将其数据存储在许多电子表格中，涵盖了客户、发票、产品和供应商。此外，还有描述所用材料的电子表格和显示每个产品如何制造的电子表格(称为材料清单)。公司的雇员也有一个电子表格。在接下来的许多章节中，Smart 手推车公司将被用作案例研究，展示将电子表格转换为数据库所需的各个阶段。

三、小型律师事务所：案例研究

本章介绍了小型律师事务所的案例研究。概述了其发展初期的细节，以及雇用越来越多的工作人员和采用新技术的情况。营销在公司中起着核心作用，是公司发展和成功的基础。数据库有潜力在其营销政策和业务的许多其他方面发挥关键作用。然而，正如您将看到的，律师事务所的许多任务可以通过负担得起、易于使用、现成的技术解决方案来完成。市场营销是数据库对小企业有用的一个例子，因为定制的软件非常昂贵。

本章介绍了詹宁斯-哈佛律师事务所。没有必要记住这里描述的所有内容。目的是为后面的章节做准备。这些案例研究尽可能真实，如果其中有什么是你感兴趣的，那么最好的方法就是在你通读的时候记下来。

詹宁斯-哈佛律师事务所

以下部分介绍了詹宁斯-哈佛律师事务所的背景历史，其成立的动机，以及最近发展的性质。

背景

五年前，蒂姆·詹宁斯和他法学院的朋友纳迪娅·哈弗一起建立了詹宁斯-哈弗律师事务所。蒂姆拥有公司 60%的股份，纳迪亚拥有 40%的股份。该公司专门提供遗产规划、信托管理、遗嘱认证服务和长期护理规划服务。以下是对每一项的简要总结:

Heritage planning: decide who is responsible for managing and managing the customer’s heritage when the customer can’t make his own decision. This includes who will get their property after their death and how the property will be distributed. Management: After the death of the person who created the trust, the federal estate tax exemption will need to be retained, in short, the ownership of assets will need to be changed. Probate: The process of managing the deceased’s estate under the supervision of the court. Long-term care planning: Customers need to be prepared not to make their own decisions before their death. This includes protecting their assets from being exhausted by medical and nursing home expenses, medical qualifications and supplementary security income.

这项工作从基本的遗嘱到高级的遗产规划都有。

蒂姆被这一法律领域所吸引，因为他喜欢这一事实，即它满足了一种几乎普遍的需求，从而为广泛的客户带来了潜力。最重要的是，最初的动机来自于帮助人们避免在没有适当法律保护的情况下死亡可能带来的痛苦。蒂姆小时候就遇到过这种事，他的父亲意外去世，没有留下遗嘱。

该公司在加州帕洛阿尔托市中心设有办公室。之所以选择这个地区，是因为人们觉得它会吸引来自帕洛阿尔托及其邻居东帕洛阿尔托的各种各样的客户。

蒂姆和娜蒂娅现在是高级合伙人，有自己的案子要处理。他们最初出发时，雇佣了一名私人助理莱瓦娜(Levana)，她为他们两人提供支持。接待员 Janine 也被雇用来照看前台，接电话，在门口迎接客户，并整理日记。

市场调查

该公司发展良好，蒂姆希望这种增长能够持续下去。花了几千美元雇了一个营销顾问来做一些研究。这项工作的主要成果是让 Tim 和 Nadia 了解他们现有客户的概况，以便他们能够吸引更多的客户。大多数是中等收入，超过 50 岁，已婚或至少有一个孩子的同居者。该顾问注意到，在他们的客户所来自的地理区域，有许多人与公司的现有客户具有相同的特征，只有一个主要区别。那就是他们来自上一代没有多少钱的家庭。该公司现有的客户都出生于富裕家庭。他们的结论是，现有的客户意识到立遗嘱的重要性，而另一组则意识不到。

蒂姆相信，他可以通过让客户了解立遗嘱的重要性来吸引其他群体的客户，这样他们就可以把自己的财富传给子女。Tim 和 Nadia 决定需要一名新员工来开拓这个市场。这个人会举办研讨会，向那些没有意识到立遗嘱重要性的人宣传公司的工作。Tim 也意识到公司的发展给现有员工带来了越来越大的压力，他们需要更多的支持。

虽然 Tim 发现市场调查的结果很有用，但他想知道是否有可能在内部进行这样的调查。毕竟，他有所有客户的联系方式和一些年龄数据。他还指出，该顾问使用了美国人口普查局的公开数据。在再次拿出一大笔钱之前，他决定探索一下公司自己能做多少工作。

jennings-harvard 律师事务所的其他员工

由于市场调查的结果，另一位名叫露丝安娜的律师和另一位名叫多明尼克的私人助理被雇用了。

大约一年后，蒂姆指导了一个名叫马尼尔的学生，并在他通过考试后，让他成为一名新的合格律师。当 Maneer 合格后，Tim 雇佣了第二个实习生，名叫 Christine。

另外两名员工被雇佣来帮助公司发展:一名合格的会计师 Afrah 负责会计工作，一名行政助理 Sophia 负责基本的行政工作。

表 3-1 总结了詹宁斯-哈佛律师事务所的工作人员。

表 3-1。

Staff Working at Jennings-Havard Law Offices

| 名字 | 位置 | | — | — | | 定时（timing 的缩写） | 高级合伙人 | | 纳迪亚 | 高级合伙人 | | 露丝安娜 | 律师 | | 方式 | 最近获得资格的律师 | | 克里斯廷 | 实习律师 | | 阿弗拉赫 | 会计师 | | 拉瓦娜 | 蒂姆的私人助理(负责曼尼尔和克里斯汀的工作) | | 多米尼克？多米尼克 | 纳迪亚和露丝安娜的私人助理 | | 索菲娅 | 行政助理 | | 阿杏 | 接待员 |

网络和营销

Tim 从一开始就非常重视网络和营销。他总是乐于接受新的想法，并欢迎员工的意见。随着新员工加入公司，他们的想法和经验已被添加到当前的网络和营销活动中。Jennings-Havard 律师事务所的网络和营销工作总结如下。

社交聚会

蒂姆和娜迪亚是法学院同学中的一员，他们一直保持着联系。大约每个月，他们都会聚在一起吃顿饭，聊聊近况，交流想法和经验。Tim 发现这非常有帮助——特别是关于公司营销和采用软件使公司更具竞争力的建议。他会花时间研究给他的任何建议，并仔细考虑在公司实施任何新的工作方式。正是在这些社交聚会上，蒂姆验证了他对营销顾问工作的想法。一些同学建议他探索数据库，作为一种可能的和更便宜的前进方式。

网站

公司开业后不久，一个承包商就设计了一个网站。管理人员可以很容易地更新它。Tim 每周在网站上写几次博客，提供他认为对现有和潜在客户有用的信息。有人告诉 Tim，包含有用链接的关于公司的小型、定期、有趣的帖子可能比一些较长的帖子更有效。还有一份关于即将举行的活动的时事通讯。网站上的活动通过分析进行监控，并做出改变以吸引更多的访问者到网站上最感兴趣的地方。

社会化媒体

Maneer 运营着公司的 Twitter feed，每天发送大约 6 条推文。他们的个人资料已经在当地律师事务所和社区组织中积累了数千名追随者。露丝安娜鼓励她的同事使用 LinkedIn 来挖掘专业知识，从而最大限度地发挥活动中建立的联系的好处，并促进公司的工作。

网络活动

鼓励法律工作人员进行仔细研究，以确定可能推荐客户的组织，并安排会见代表。蒂姆坚持让律所出席律师协会举办的活动，这样律所更有可能获得推荐。蒂姆要求他的员工不断地以这种方式推销自己，而不仅仅是在公司业务不景气的时候。露丝安娜安排了自己的活动日程，以吸引那些不一定意识到自己的服务有多重要的客户。

传统广告

该公司在当地报纸、互联网和当地电台上刊登广告。他们还散发传单和名片。

处理新客户

自开业以来，Jennings-Havard 律师事务所一直在各种软件程序的帮助下，慢慢地从纸质文件中脱离出来。为了让你了解办公室的工作方式和他们使用的软件，他们在接待客户时使用的程序如下:

Each new client has 30–60 minutes of free consultation to present their case.   The attorney decides whether they can take the case.   If Jennings-Havard can take on the case, the client is told so during the consultation.   If not, the client is referred to a colleague or to a range of suitable attorneys from different practices.   They open a file on the client with a case number.   They explain the likely costs of the work.   After the interview, the firm sends a letter of thanks that summarizes the meeting, sets out the procedures that will be followed, specifies the costs, and explains who handles complaints.   Work then starts on the case. Letters may be necessary. Research may be needed, for example, to identify the latest tax laws. The amount of time spent working on any aspect of the case is recorded.   Some work is passed to the administration staff—for example, they send documents in connection with land registration and invoices to clients.   When a case is complete, the file is stored at the office.

公司内部的软件使用

Tim 主要根据他法学院朋友的建议，慢慢地引入了涵盖个人任务的软件。这导致了一种相当脱节的工作方式，但是公司负担不起涵盖所有任务的软件套件。蒂姆和纳迪亚的同学倾向于以类似的方式工作，除非他们在一家大得多的公司工作。以下部分总结了主要的办公活动和他们使用的软件解决方案的类型。

电子邮件

这家公司一直使用电子邮件在员工和许多客户之间通信。邮政系统用于任何不在线的客户和一些正式文件。

日历

公司刚成立时，Janine 用一个大日记本来记录约会。然而，随着公司的成长和员工的增加，日记变得低效和繁琐。此外，如果有人不在办公室，日记不能被直接访问。因此，该公司转向了共享的电子日历，无论他们身在何处，都可以同时查看和更新。

Note

在这些情况下使用的日历类型的例子是 Google Apps (Google Calendar)、Microsoft Exchange 和基于网络的应用，例如 30boxes.com、Zoho Calendar 和 Yahoo Calendar。

管理客户联系信息

公司为每个客户存储了姓名、地址、电话号码和电子邮件地址。随着公司的发展，这些信息变得难以管理。该公司随后采用了一种联系人管理工具，为管理大量联系人提供了许多有用的功能。例如，可以很容易地创建不同的联系人组。例如，他们可以创建一组选择接收公司时事通讯的客户，然后使用这些数据来创建和跟踪邮寄活动。

Note

联系人管理工具的例子是基于网络的工具，例如 Google Apps(通用联系人管理器—UCM)、Plaxo 和 Microsoft Outlook Anywhere。

任务管理

当公司很小的时候，每个律师都可以在管理人员的帮助下，用一个非正式的“待办事项”清单来管理自己的工作量。然而，该公司现在有大约 400-500 个正在进行的案件，平均每周有 15-20 个新案件进入该行业，每周有 20-30 个案件完成。尽管正在进行的案件有时只需要很少的日常工作，但这对于这么少的人来说可能是一件大事。很难避免错过最后期限，积极主动地处理每个未结案例，并按时支付账单。Tim 为一项基于网络的服务支付了少量月费，该服务允许员工管理整个公司的任务。办公室内外的每个员工都可以使用这项服务。

Note

这类任务管理系统的例子有 Flow、TaskMerlin 和 Remember the Milk。

案例状态

该公司使用软件存储每个客户的信息。每个客户都有一份记录，其中包括他们以前与该公司的所有互动、他们的案件状态、未决发票、他们的案件历史等等。蒂姆发现，在公司发展如此迅速的情况下，这对于维持对客户的个性化服务非常重要。可以记录下客户对话的细节，以便日后检索。

Note

Trello 和 Asana 就是这种情况状态软件的例子。

时间跟踪

客户发票是通过确定在特定案例上花费的时间来计算的。Tim 意识到大部分账单都是基于猜测。他担心公司成员低估了他们花在案件上的时间，因此少收了费用。Tim 选择了一个结合了时间跟踪和发票的廉价软件包。

Note

时间跟踪软件的例子有雀斑，Paymo 和 OfficeTimer。

存储和备份文档

该公司采用了基于云的存储服务，可以从任何连接互联网的设备上访问他们的文档。(云在第十八章中有描述。)这意味着不需要在公司的办公室里设置物理计算机服务器来存储文档。

Note

文件存储软件的例子有 Dropbox、Google Drive 和微软的 OneDrive。

记笔记

Tim 从来不满意他给客户的纸质笔记的数量，因为他发现这些笔记不整洁，而且在他需要的时候拿不到。这不是一种理想的工作方式，尤其是当他在办公室外会见客户时。同学们推荐了一个基于云的笔记和组织工具作为替代。这使得文档可以在办公室内外以电子方式查看、编辑和创建。笔记可以与其他人共享。

Note

笔记软件的例子有 Evernote、Springpad、Google Keep、Microsoft OneNote 和 Simplenote。

文件汇编

有些文件重复使用，只有很小的变化，如遗嘱。律师可以选择购买昂贵且不灵活的文档汇编包，或者创建自己的模板。有人建议蒂姆最大限度地利用他现有的文字处理器的功能，学会使用可重复使用的模板。许多组装插件都不是很贵，现在功能已经很熟悉了，他可以轻松地创建合适的模板。

Note

Microsoft Word 中使用的文档组合插件的例子有 FormTool 和 Pathagoras。也有基于网络的文档汇编产品，如 Rapidocs 和 Xi | DRAFT，它们是独立于操作系统的。

数据库

网络和营销对公司的发展至关重要，但除了网站和社交媒体，Tim 还没有找到一种利用技术在这方面帮助他的方法。Tim 的同学圈认为，至少数据库是利用现有的满意客户的基础。公司必须努力与这些客户保持联系。Tim 知道向现有客户销售更多比吸引新客户更便宜。

此外，Tim 还想了解营销顾问是如何对他的客户进行描述的，并确定在他的服务区域内有类似描述的潜在客户。他知道可以将他的数据与其他数据库(例如，美国人口普查局发布的数据)进行匹配，以增加他拥有的关于客户的信息量。该过程在第九章中有所介绍。

由于该公司已经在没有数据库的情况下运营了多年，Tim 担心在创建数据库之前需要处理大量数据。关于客户的数据主要存储在两个地方——联系人管理系统和案件状态软件。联系人管理系统允许以可管理的形式导出数据，例如 MS Excel。这些数据可以快速转移到数据库中。案例状态数据通常不太容易获取。

然而，有可能对案件进行分类，并利用这一信息来确定对服务的需求。考虑交叉销售也是有用的——例如，如果知道客户要参加有关长期护理的活动，但没有为任何相关工作付费，公司可以通过提醒客户在该领域的服务来跟进。

起点是确定数据库的主要目标，其过程在第五章的中讨论，并相应地设计数据库，如第七章的中所概述。数据需要被“净化”——例如，确保条目之间的拼写一致——实现这一点的方法在第十章中有所介绍。

搜索互联网

该公司进行的一项常见在线搜索包括在一个人死后获取其遗嘱副本和其他遗嘱检验法庭记录的步骤。由于遗嘱认证文件是公共法庭记录，很可能已经归档的文件列表将可以免费查看(假设遗嘱认证遗产归档的位置是事先确定的)。附加信息应该包括谁被指定为遗产的执行人，以及执行人雇佣的律师。这些信息使得可以从遗产承办处索取这些文件的副本。

部分问题是可能没有遗嘱，事务所的律师需要知道什么时候可能会有遗嘱。搜索在线数据库在第十九章中有详细介绍。

摘要

一家名为 Jennings-Havard 律师事务所的小型律师事务所处理与遗嘱认证和长期规划相关的案件。该公司的许多数据相关活动都是使用基于网络的应用程序和其他软件以一种相当特别的方式处理的。

该公司聘请了一名营销顾问来帮助他们吸引更多的客户并保持增长。虽然有用，但建议非常昂贵，该公司的高级合伙人希望探索他们可以在内部使用数据库做些什么。

未来的章节将考虑公司如何利用现有数据和其他来源的数据进行市场研究，以帮助他们留住现有客户并吸引新客户。

四、小型非营利组织：案例研究

本章介绍了一个名为“连接南区”的小型非营利组织的案例研究。非营利组织的工作有一些详细的描述，这样你可以理解收集和分析数据的要求。数据收集在一系列 MS Excel 电子表格和 Word 文档中。本章中的信息为后面的章节奠定了基础；不需要做笔记，也不需要记住每一个细节。

连接南侧

以下部分解释了为什么要创建 Connecting South Side，并描述了它的基本操作。你也会被介绍给它的员工。

背景

连接南区是一个位于芝加哥南区的小型非营利组织。该组织的宗旨是改善生活在社区中被社会孤立的人们的生活。就种族和生活水平而言，南部是多样化的。它以高犯罪率和贫困而闻名，尽管也有一些富裕的社区，并且是该市世界级的芝加哥大学的所在地。

当一个人完全孤独，在个人危机中没有家人或朋友可以求助时，就会出现社会孤立。他们与其他人的互动很少且很遥远，比如在商店交易时。如果一个人被社会孤立了一段时间，这对他或她的身心健康都是有害的。

人们会因为许多原因而变得孤立，其中许多原因是相互关联的。健康问题和残疾通常与衰老过程有关，会妨碍人们离家的能力。失去配偶会让另一个人的生活天翻地覆，导致他们变得抑郁，不再出门。失去工作会导致抑郁，几乎没有收入来资助社交活动，以及糟糕的自我形象。如果健康问题和收入下降影响了驾驶能力，这些问题就会加剧。

“连接南区”是一个路标组织，它为人们提供了一个通过电话或现场讨论问题的机会。通过电子邮件或信件联系也是可能的。然后，询问者会被指引到能够提供进一步帮助的组织。询问来自那些受社会孤立影响的人，来自关于客户的专业人士，或者来自关心个人的公众。

Connecting South Side 收集的数据量很大，其管理变得越来越低效。连接南侧时使用的数据将在下一个主要部分讨论。

下一小节提供了一个简单的查询示例。应注意的是，在连接南区时，询问者的隐私至关重要，这些问题将在第八章中进一步讨论。

一个例子:多萝西的询问

多萝西·贝恩搬到芝加哥南区后不久就成了寡妇，没有机会结识当地人。她还患上了严重的残疾，这使得她不能开车或走很远的路。她没什么钱，坐不起出租车。多萝西的邻居帮她拿杂货，她注意到多萝西的身体和精神健康状况最近有所恶化，并对此表示担忧。她联系了“连接南区”,并简要说明了她的担忧。连接南区的代表同意直接联系 Dorothy。

连接南区代表为 Dorothy 的案例分配一个唯一的标识号，并将有关查询的详细信息输入到一个名为“案例文件”的 Word 文件中，该文件的名称为 255 Dorothy Bain 10 12 2015.docx，其中 255 是 Dorothy 案例的唯一标识号，日期是指第一次与连接南区联系的日期(在 Dorothy 的情况下，是她的邻居)。代表在 Excel 电子表格上创建案例摘要；它包括多萝西的性别和年龄等细节。关于如何存储数据的更多细节将在本章后面的数据一节中给出。

初步调查后，连接南区直接联系多萝西。在一次长谈中，多萝西向代表讲述了她的生活。她透露说，她没有帮助她解决行走问题的设备，并提到她是一名虔诚的天主教徒，想去教堂。桃乐丝的档案中增加了更多的注释。

该代表与另一个非营利组织取得联系，该组织旨在通过提供移动设备来提高芝加哥低收入残疾人的独立性。他们安排评估多萝西的需求，但有一个很长的等候名单，所以她将在几个星期内看不到。多萝西的询问继续在她的档案中被追踪。

连接南区联系最近的天主教堂，这将多萝西和住在下一条街的友好的爱尔兰家庭墨菲夫妇联系起来。墨菲夫妇很乐意每周载多萝西去参加周日弥撒。墨菲夫妇很关心多萝西，定期请她吃饭。他们还让她与教堂的圣·文森特·德·保罗协会(SVP)取得联系，该协会安排探访身体不适的人。

连接南区检查多萝西，看看她进展如何。多萝西喜欢去教堂，了解墨菲一家，并接受 SVP 每周的访问。她希望与 Connecting South Side 保持联系，以便将来可以安排其他活动。

多萝西的邻居联系连接南区，感谢他们的帮助。她为自己在多萝西身上看到的积极变化感到高兴。代表在 Dorothy 的案例文件中记录了这一反馈。

几个月后，多萝西再次联系连接南区。她已经接受了设备需求评估，并获得了一些拐杖，行动更加灵活。

多萝西在离家几英里的一家咖啡店里发现了一个编织小组，她非常想去。然而，她担心交通问题。“连接南区”联系了一家慈善机构，该机构为残疾人提供负担得起的交通工具。

一年后，多萝西在“连接南区”的支持下，以及教堂和设备慈善机构的后续支持下，大部分时间都在外出。多萝西的案子已经结了，虽然她可以再联系。该案例在 Excel 电子表格记录中被标记为已关闭。

询问过程

在许多情况下，处理连接南区查询的流程并不简单。询问者发现自己所处的许多困境非常复杂，在他们完全了解情况之前需要进行多次长时间的讨论。此外，在有希望取得任何改进之前，可能需要在相当长的一段时间内与其他组织进行多次互动。许多调查比多萝西的更复杂，涉及无家可归、家庭暴力和吸毒/酗酒等问题。但是，所有查询都遵循相同的基本程序:

The enquirer or enquirer’s representative contacts Connecting South Side by telephone, e-mail/letter, or in person.   The case is given a unique identification number.   The case representative opens a Word file, from now on referred to as the “case file”, for collating notes about the case. It uses the naming convention “ ”. For example, Dorothy Bain’s file is called “255 Dorothy Bain 10 12 2015.docx”.   The representative starts a new row on an Excel spreadsheet. The first column contains the unique ID and other columns contain relevant data, such as the enquirer’s age and gender. This is discussed in more detail in the section about data that follows.   The enquirer (or enquirer’s representative) is given time to explain the full nature of their issue. This may require a number of calls and visits if the situation has been going on a long time and/or is complex. The representative takes careful and often copious notes during this step, which they enter into the case file.   Connecting South Side assesses the enquirer’s needs. These details are added to the case file.   The Connecting South Side representative conducts research to identify suitable sources of help. This can involve informal discussions with colleagues and searching data stored at Connecting South Side about local organizations, such as the nonprofit that provided the crutches in Dorothy’s case. It could also involve referring to similar enquiries from the past to see how they were handled and with what results.   Connecting South Side identifies the most appropriate sources of help for the enquirer. These details are also added to the case file.   Connecting South Side contacts the potential sources of help to assess if they are suitable and/or available. The representative adds notes about these efforts to the file.   The enquirer is signposted to organizations that are likely to be able to help. The representative adds the names of these organizations to the case file, together with the dates of the signpostings.   Connecting South Side follows up to ensure that the enquirer is moving forward and getting the help they need.   If additional help is required, further research is conducted and the enquirer is contacted again. The case is flagged as open.   If no further help is required, the case is flagged as closed.

连接南区的员工

Clare 是 Connecting South Side 的首席执行官，她大部分时间都住在芝加哥。她在大学期间开始在芝加哥的一个社区服务中心工作，帮助人们解决福利问题。毕业后，她最终在该中心找到了一份全职工作。在这个职位上，她参与了该中心的拨款写作，并协助了一系列成功的投标。克莱尔渴望建立自己的组织，帮助那些没有被纳入主流社会的人，因此她向当地社区基金会申请了一笔赠款，并获得了成功。连接南区是这项申请的结果，最初的拨款是两年。

除了克莱尔之外，还有六名员工获得了资助:五名全职热线服务人员和一名全职管理员。管理员职位和其中一个热线电话职位由两名兼职人员分担。表 4-1 汇总了连接南侧人员。

表 4-1。

Staff Working at Connecting South Side

| 名字 | 位置 | | — | — | | 克莱尔 | 首席执行官 | | 亨德里克 | 热线服务电话 | | 大石彩香 | 热线服务电话 | | 弗兰克 | 热线服务电话 | | 利齐 | 热线服务电话 | | 一月 | 求助热线(兼职) | | 账单 | 求助热线(兼职) | | 兰维尔 | 行政管理(兼职) | | 吉姆(人名) | 行政管理(兼职) |

作为他们工作的一部分，所有工作人员都被要求帮助宣传该组织，并为询问者收集有关潜在帮助来源的信息。

连接南侧时使用的数据

以下各节讨论了连接 South Side 所使用的数据及其存储方法。

每一项调查都有一份案卷

如上一节所述，每个询问者都被分配了一个包含其询问描述的案卷。条目有三个主要组成部分:

• 日期
• 连接南区代表的姓名首字母
• 询问的最新阶段的描述

例如，如果 Lizzie Shaw 在名为 255 Dorothy Bain 10 12 15.docx 的案件档案中输入 Dorothy 的查询，它可能以如下方式开始:

10.12.15 一个邻居打电话来询问多萝西·贝恩的情况，她担心她的精神和身体健康等问题。

10.12.15 LS 与 Dorothy 讨论她的情况。她非常孤独。她只能走几英尺，并且没有设备帮助，等等。

案例文件存储在办公室计算机共享驱动器上的目录中，以便每个人都可以访问它们，尽管两个人不可能同时编辑一个文件。

总结所有案例的电子表格

“连接南方”的代表收集关于查询者的数据，以便他们能够了解使用他们服务的人的总体情况。有些数据，比如性别，可以直截了当。其他数据，如年龄范围和种族，可能更加困难。数据中可能有许多空白。向处于困境中的人索要大量人口统计数据并不总是合适的，因此热线接线员会自行判断。一些询问者希望保持匿名，在这些情况下，几乎没有数据是已知的或收集的。一般来说，如果一个查询需要一段时间来处理，大多数数据将变得可用，尽管需要几个阶段。

理想的查询文件应包括以下数据:

• 名字和姓氏
• 性别
• 年龄范围:0-9 岁，10-19 岁等。
• 邻近地区:例如 Armour Square、Back of the Yards、Bridgeport 和 Pullman。
• 种族本源
• 健康:涵盖有关查询者健康和残疾的信息。
• 来源:确定人们是如何发现“连接南区”的，并帮助展示宣传活动的效果以及在社区的哪些区域。可能的来源包括社区活动、口头传播和宣传材料。
• 联系人数量:许多查询包括大量电话，包括进出连接南区以及访问和研究。多萝西的例子涉及几个电话和互联网搜索。为了估计 Connecting South Side 针对每个查询所做的工作水平，提供了进出联系人的计数以及每个查询所访问的网页数量。
• 来电类别:询问可以涵盖一系列类别，但通常最初会有一个主要焦点。这些信息包括就业、移民、住房、福利、医疗保健、债务等等。例如，Dorothy 的查询类别记录为“医疗保健”，尽管她的查询远比这复杂。
• 路标指向的组织类型:这提供了路标组件的快照，包括帮助热线、支持小组、社区活动和志愿服务。多萝西已经被指引到两个支持团体(设备非营利组织和运输非营利组织)，一个社区团体(教堂)，和一个休闲活动(咖啡店的编织团体)。
• 开放:每个查询都标记为开放或关闭——Y =开放，N =关闭。

表 4-2 显示了 Connecting South Side 为其查询创建的 Excel 电子表格示例，每一行一个。ID 号显示在第一列。显示了 ID=255 的 Dorothy Bain 的行。本例中的三个点“…”表示缺少列、行和值。例如，在表 4-2 中没有空间为上面列出的每个数据项显示一列。

表 4-2。

Excel Spreadsheet Containing Case Summaries

| 身份 | 西方人名的第一个字 | 姓 | 性别 | 年龄 | … | 打开 | | — | — | — | — | — | — | — | | one | 阿莱克西 | 公用电话 | 男性的 | 50–59 | … | Y | | Two | 亚林 | 成 | 女性的 | 50–59 | … | 普通 | | three | 尼哈尔 | 白兰地 | 女性的 | 40–49 | … | 普通 | | … | … | … | … | … | … | … | | Two hundred and fifty-five | 女子名 | 【人名】贝恩… | 女性的 | 80–89 | … | Y | | Two hundred and fifty-six | … | … | … | … | … | … | | Two hundred and fifty-seven | … | … | … | … | … | … | | Two hundred and fifty-eight | … | … | … | … | … | … | | … | … | … | … | … | … | … |

报告

“连接南区”当前和未来的成功取决于对其活动的定期和准确的报告。它必须表明它达到了其拨款的目的和目标。从社区联合会获得的赠款的目的和目标如下:

目标:改善生活在芝加哥南部来自不同背景的社会孤立人群的生活。

目标:

To make contact with a minimum of 1,000 socially isolated people living on the South Side, roughly two per day during the work week, over the two-year period.   To take enquiries from those of diverse age, ethnic origin, neighborhood, and health.   To publicize the service in all areas of the community.   To link the enquirers to organizations that can help them move away from social isolation.   To identify gaps in services.

在上一节描述的电子表格上收集的数据可用于量化目标 1、2 和 4(目标 3 和 5 稍后考虑)。

目标 1 通过计算连接南侧的查询数量来衡量。如果这等于或大于 Connecting South Side 已经运行的工作日数的两倍，则该组织符合目标。

目标 2 可以通过总结为每个询问者收集的关于他们的年龄、种族、邻居和健康状况的数据来评估。例如，可以统计每个社区的询问者人数，并逐月进行比较。第十三章提供了关于数据分析的更多详细信息。

目标 4 可以通过计算求助热线、社区团体等路标的数量来量化…该信息可在电子表格中找到。

目标 3 可以通过列出员工参加的活动来量化，这些活动旨在推广服务并介绍他们的工作。可以给出关于广告和社交媒体使用的细节。此外，他们可以使用电子表格中的 Source 列在某种程度上衡量宣传活动的影响。“来源”一栏描述了咨询者是如何找到他们的服务的。

“连接南方”可以衡量目标 5，即通过工作人员讨论和在发现缺少必要服务时做记录来弥补服务差距。向当局传达有关差距的信息后产生的任何积极成果都特别重要。

可以匿名案例研究的形式提供报告的定性信息，展示“连接南方”如何运作。代表们还记录从询问中得到的任何积极反馈(以匿名形式)，以便资助者可以看到这项工作正在产生的影响。例如，多萝西的邻居打电话来说，她对多萝西的进步感到非常高兴。代表将这一信息添加到多萝西的报告中。

服务数据库

Connecting South Side 保留了一个 Excel 电子表格，列出了该地区尽可能多的相关服务，以供参考。这些组织既有社区服务中心这样的长期组织，也有一次性活动，比如律师就住房等问题提供免费咨询。所有员工都有责任保持电子表格的更新。由于每位员工都住在芝加哥，他们经常在各个社区寻找新的支持来源和负担得起的活动。他们带来新的小册子，并频繁地传阅关于新服务的电子邮件。每个服务都有以下数据:

• 名字
• 地址
• 可用时间/日期
• 描述
• 类别，如法律、健康、休闲等。
• 与会者的年龄

表 4-3 显示了为低收入人群提供的本地服务的电子表格示例。可以过滤每一列。例如，如果有人正在寻找一个瑜伽班，那么可以针对瑜伽对第一列进行过滤，然后可以识别出在年龄组和社区方面最合适的班。

表 4-3。

Excel Spreadsheet Containing Service Summaries

| 名字 | 地址 | 时间/日期 | 种类 | … | | — | — | — | — | — | | 瑜珈 | … | … | 闲暇 | … | | 75 岁以上午餐 | … | … | 闲暇 | … | | 免费住房咨询 | … | … | 合法的 | … | | 运输帮助 | … | … | 运输 | … | | 糖尿病南区 | … | … | 健康 | … | | … | … | … | … | … |

数据的问题

当条目数量较少时，使用 Excel 跟踪查询者和本地服务效果很好。然而，这些电子表格变得非常大，难以管理。两个人不能同时编辑任何一个电子表格，因为 Connecting South Side 没有使用最新版本的 Excel。当员工等待电子表格可供编辑时，这会导致数据添加的延迟。由于办公室的繁忙性质，延误可能意味着案件档案中需要的信息无法获得。当后续的询问电话打进来时，如果电子记录没有更新，就会导致服务中断。有时电子表格的几个版本都在运行，这导致了混乱。

克莱尔担心办公室里的数据会出现越来越多的问题。她向以前的同事寻求帮助，并开始讨论实施更高版本的 Excel 或使用数据库的可能性。

除了数据管理之外，能够在过去的案例档案中搜索与目前的查询相似的案例也是有用的，这样工作就不会重复。文件资源管理器上的搜索工具支持一些搜索，例如对部分名称、文件内容和最后修改日期的搜索。例如，搜索“天主教”可以发现其他案例，如 Dorothy 的案例，涉及到想要去教堂的人。

然而，数据库提供了更复杂的搜索。例如，他们可以搜索与 Dorothy 年龄大致相同的人，他们住在同一地区，并且在他们的案例中有某些相似的关键字。第六章讨论在电子表格和数据库之间做出选择，第十二章讨论数据库搜索。

确定外部资金来源

对非营利组织工作的资助往往是固定的和短期的。这意味着新的和更新的资金来源总是令人感兴趣的。有许多政府基金、慈善基金会的拨款和直接捐赠可供使用，关于这些资金来源的详细信息通常存储在在线数据库中。各组织需要时间来筛选可用选项，并确定与其需求和目标完全匹配的融资机会。第十九章涉及搜索在线数据库。

“连接南方”在电子表格上记录了当前和潜在的捐赠者。目的是提示赠款申请的截止日期和提交最终报告的日期。

摘要

一个名为“连接南区”的小型非营利组织旨在改善居住在芝加哥南区的被社会孤立的人们的生活。

非营利组织将数据存储在许多 MS Excel 电子表格和 Word 文档中，随着非营利组织处理更多的查询，这些数据变得难以管理。用于连接南区的数据库的设计和实现将在以后的章节中介绍。

五、根据小型企业的目标调整数据库

为了让小型企业从数据库中获得最大收益，在设计数据库时必须牢记企业的目标、指标和杠杆。总的来说，目标旨在使业务朝着给定的方向发展，杠杆是可以改变的变量，目的是实现这样的发展，而指标衡量目标和杠杆的进展。本章详细解释了这三个组件。

有用的数据库是由业务目标形成的，大部分数据由指标组成。如果数据库设计得当，它生成的查询和报告将直接反馈到企业的决策过程中，使企业能够充分了解信息。(查询和报告在第一章的中介绍，并分别在第十二章和第十四章中详细解释。)

目标、杠杆和指标很少是一成不变的，尤其是在充满挑战的经济时期。因此，为了使数据库具有较长的寿命，它需要能够快速响应新的需求。这可能意味着向一个表中添加更多的表或更多的列。数据库设计的技术方面包含在第七章中，改变现有数据库的方法包含在第十五章的中。

以下章节展示了为 Smart 独轮车公司案例研究设定目标、杠杆和指标的示例，该案例研究在第二章的中介绍。你还会读到 Jennings-Havard 律师事务所和 Connecting South Side 案例研究的简短例子，分别在第三章和第四章中介绍。每个例子都显示了使用数据库来跟踪指标和提供关于杠杆和目标的数据的重要性。

如果所有的数据库分析都是由业务目标驱动的，那么这将是高度限制性的。对于小企业来说，尝试和惊喜的空间是有益的。数据库通常包含隐藏的信息，这些信息无法提前预测，但可能会很有用。例如，Smart 独轮车公司可能会发现，其超过一半的独轮车订单是在周六上午下的。这是一个对库存控制有用的事实，但不一定能提前预测。数据分析方法在第十三章中讨论。

此外，数据库结构的本质使一个数据表能够与其他表一起操作，而不管您的业务的目标、杠杆和指标如何。例如，这允许通过显示库存中是否有足够的独轮车来满足订单、是否需要制造更多的独轮车，以及如果需要，是否有库存来这样做，来加强智能独轮车公司的库存控制。

话虽如此，使用目标、杠杆和度量是数据库设计的逻辑起点，并且很有可能产生有用的数据库。

设定目标

小企业的目标应该受到其使命陈述的影响，因为使命陈述描述了该组织成立的原因及其背后的原则。例如，谷歌 2013 年的使命宣言是:

“Google’s mission is to organize information all over the world and make it universally accessible and useful.”

Ama zon 公司过去 18 年的使命是:

“Our vision is to become the most customer-centered company on the planet; Build a place where people can find and discover anything they might want to buy online. “

目标的设定是为了在使命宣言设定的背景下推动企业朝着某个方向发展。目标应该是对期望结果的陈述；它们以动词开头，但没有给出如何实现目标的信息。例子包括“增加利润”、“扩大客户群”和“削减成本”

目标通常分为长期目标和短期目标，长期目标通常会持续几年。短期目标是为了帮助公司实现长期目标。设定目标和实现目标是一个复杂的过程，因为许多外部因素可能会干扰，如从银行获得贷款、税收和利率变化、成本增加(如能源和燃料)以及技能短缺。此外，成长型企业会有多个目标，这些目标可能会发生冲突。举个非常简单的例子，如果一家公司只有两个目标——“保持高质量的产品”和“利润最大化”——它就必须在保持商品质量的约束下实现利润最大化。因此，它可以通过与供应商谈判更低的价格来增加利润，但它可能无法使用更便宜、质量更差的材料来生产产品。

识别杠杆

杠杆改变了目标的实现方式。通过确定一个可以“拉动”的杠杆，就有可能对一个相关的目标做出改进。杠杆是必要的，因为在考虑杠杆之前设定的目标是一个过程的结果，没有杠杆就不能改变。杠杆的例子包括“利用互补商品的销售来鼓励更大规模的客户交易”，以及“通过谈判降低供应价格来提高利润率”。

设计指标

猜测杠杆和目标进展如何是没有意义的。两者都需要是可测量的，以确保业务朝着其目标前进，并评估每个杠杆的影响有多大。这样的测量，被称为度量，允许杠杆被控制并且有希望被改进。

本节涵盖了指标的设计。指标和数据库紧密相连，因为作为指标结果收集的数据必须进行存储和分析。数据库是实现这一目的的理想工具。然后在数据库中生成查询和报告，这可以允许做出关于业务进展的决策。

大多数小企业使用一些指标，例如衡量利润和损失的水平。然而，除了绝对必要之外，许多人经常根据过去的经验、直觉或通过查看市场上的其他产品来操作(如第一章中所解释的)。

与销售相关的指标示例如下:

• 给定时间段内新客户端的数量
• 销售收入

制定指标时，以下因素很重要:

• 简单性:度量标准应该易于使用和解释。
• 数量:为了避免混乱，在给定的时间应该实现少量的度量。
• 质量:应该有可能为所有指标收集准确和完整的数据。
• 收集方法:度量不应该干扰操作或产生不合理的开销。
• 对员工的影响:度量标准不应该导致员工违背企业的最佳利益。
• 适当的尺度:应该设置度量来揭示适当大小的变化，以便采取行动来改进过程。
• 响应性:度量必须快速提供反馈，以便问题可以尽快被识别。

在度量标准确定之后，就可以建立一个“基线”。基线使用度量标准来衡量性能的当前状态，并可用于与未来状态进行比较。

虽然这看起来很明显，但是不要被指标冲昏头脑是很重要的。不是所有的东西都可以直接测量。在某种程度上依靠直觉可能会有所帮助。例如，你可能觉得你的客户会更喜欢一个更智能、更舒适的等候区，而度量标准不太可能会告诉你这一点。度量标准最好与常识和直觉一起使用，而不是作为任何一个的替代品。

案例研究:概述

下面将介绍在第二章–第四章中介绍的案例研究中目标、杠杆和指标的使用。每个案例研究部分都提出了使命陈述，它决定了组织所做一切的动机。然后，您将了解如何为 Smart 手推车公司和 Jennings-Havard 法律事务所设定目标。对于“连接南方”案例研究，使命和目标将反映资助该组织的赠款的目的和目标。对于每个组织，一个单一的目标被用来展示杠杆和指标的选择。

案例研究:智能手推车公司。

将为 Smart 独轮车公司确定使命陈述和潜在目标。我们将为其中一个目标提出潜在的杠杆，并建议可能的衡量标准。

使命陈述和目标

Smart 独轮车公司的使命是:

“Our goal is to become a customer-centered company, producing and selling high-quality and innovative wheelbarrows.”

Smart 独轮车公司根据其使命陈述制定了一系列目标:

• 生产高质量，重量轻，折叠手推车和装饰手推车
• 确保员工对顾客友好并乐于助人
• 无条件保证产品，随时接受任何理由的退货
• 为员工提供一个充满机会的友好的工作环境
• 通过给予所有者和员工提出新想法的自由来促进增长
• 增加利润

下一节将详细考虑“增加利润”目标的杠杆选择。为每个级别考虑合适的度量:这些度量代表到潜在数据库的链接，因为以数据库的形式存储数据以执行测量是明智的。

增加利润

确定增加利润的合适杠杆的逻辑方法是确定构成利润的要素。

利润计算如下:

利润=收入-销售成本-管理费用

以下是对这些组件的描述:

• 收入是 Smart 独轮车公司的收入。在本例中，我们将假设这仅与其手推车的销售相关。在一个更复杂的例子中，其他形式的收入可能包括投资利息、服务费等。
• 销售成本是生产手推车的成本。这包括使用的材料和直接人工成本。
• 间接费用是企业的运行成本，包括租金、燃料和文具。

我们将依次讨论这些组件，并选择合适的杠杆。图 5-1 总结了增加利润的目标，以下章节将定期引用。增加利润的主要目标显示在图 5-1 的顶部，下面列出了增加收入、降低销售成本和减少管理费用的子目标。

图 5-1。

Subgoals and levers for the goal of Increasing Profits for Smart Wheelbarrows Inc.

增加收入

考虑到收入在创造利润中的作用，增加利润的一个方法是关注增加收入的子目标。对于每种类型的手推车，收入计算如下:

收入=手推车销售额 x 手推车零售价格

该公式为增加收入提供了两个潜在的子目标，如图 5-1 所示，它们可以一起使用，也可以单独使用:

• 增加销售数量
• 改变手推车的价格

增加销售数量

下面列出了可用于实现增加销售额的子目标、增加收入的子目标以及最终实现增加利润的主要目标的杠杆示例:

• 扩大地理市场区域:目前，Smart 手推车公司主要销售到美国东海岸。广告可以推广到全国。以下指标可用于衡量该杠杆在一段时间内的影响。

• 各州的销售数量

• 通过向各州销售获得的收入

• 基于现有市场的销售实现目标

• 确定新的客户群:客户群可以扩大到儿童。这种手推车类似于现有的小型手推车，但不需要昂贵的油漆。市场营销将针对玩具店。可以使用以下指标:

• 特定时期内儿童手推车的销售情况

• 儿童手推车销售收入占总收入的比例

• 儿童手推车的销售和收入与目标的比较

• 提供特别折扣:给购买一辆以上手推车的商家打折可能很有吸引力。私人和商业买家可能会对及时折扣感兴趣。可以使用以下指标:

• 给定时间段内打折销售的数量

• 获得的收入

• 达到的目标

• 接受信用卡:信用卡对客户很有吸引力，因为它们可以提供更大的便利和现金流。信用卡公司向零售商收取费用，但这些费用通常会被销售额的增长抵消。可以使用以下指标:

• 使用信用卡的销售数量

• 通过使用信用卡销售获得的收入

• 基于现有市场达到的目标

价格变动

影响收入的第二个子目标是价格，如图 5-1 所示。手推车的价格可以提高或降低。更高的价格意味着更高的销售收入，但销售总数可能会下降。如果价格降低，情况正好相反。

顾客出于不同的原因购买手推车；有些人购买是因为它们易于存放，有些人购买是因为他们想给朋友留下深刻印象。前一类人会欢迎降价，但对后一类人降价没有意义，因为他们购买奢侈品的信念可能会减弱。一般来说，客户很少对轻微的价格上涨做出反应，并且经常忽视它们。

衡量价格变化的一个合适的方法是，在相同的时间段内，将价格上涨后的销售数量与价格上涨前的销售数量进行比较。

降低销售成本

增加利润的第二个子目标是降低销售成本，如图 5-1 所示。用于制造手推车的材料成本是该组织最大的销售成本之一。以下三个杠杆旨在降低材料成本，同时不影响手推车的质量。

• 尽可能用成本较低的材料替代:比铝更便宜、更重的低碳钢可以用于“静态”手推车，因为它们不需要悬挂起来。所有的手推车都被涂上了油漆，因此使用低碳钢可能带来的生锈问题得到了缓解。相关指标:

• 在给定时间内，由于材料成本降低而节省的收入

• 由于材料成本的降低而导致销售成本的降低

• 减少浪费:铝或软钢的成本很高，因此在生产过程中丢弃的数量很重要，特别是随着时间的积累。直接从制造商处购买固定长度的管子。也许可以协商更短的长度，但仍能满足所需的数量，而且价格更低。相关指标:

• 在给定时间内，由于减少浪费而节省的收入

• 由于材料成本的降低而导致销售成本的降低

• 大量购买:在大量购买材料时，有可能利用折扣。这通常值得与供应商协商。相关指标可以是:

• 在一定时期内通过大量购买而节省下来的收入

• 由于大量购买供应品，销售成本降低

减少开销

利润等式的第三个组成部分是管理费用，和销售成本一样，为了促进利润的增长，管理费用需要下降。降低管理费用构成了利润增加的第三个子目标，如图 5-1 所示。以下三个杠杆有可能降低 Smart 独轮车公司的管理费用:

• 通过“无纸化”降低办公费用:Smart 独轮车公司可以避免打印，除非绝对必要。在可能的情况下，他们可以制作并发送电子发票和账单，并将所有重要的文书工作保存在电脑或云中。相关指标可能是:

  • 给定时间内节省的办公用品费用
  • 由于削减办公费用而节省的间接费用比例
  • 由于削减办公费用而节省的办公费用比例

• 通过使用数字媒体减少广告支出:Smart 独轮车公司可以免费开通商业脸书和 Twitter 账户，并削减更传统形式的广告支出。相关指标可能是:

  • 引入数字媒体后节省的广告费用
  • 由于使用数字广告而节省的开销比例
  • 由于使用数字广告而节省的广告比例

存储适当的数据以涵盖指标

为了展示目标、杠杆和指标之间的联系，下表给出了一个可以为上一节介绍的指标捕获和存储的数据示例。它并不打算是全面的。在第七章的中，您将了解到不建议使用派生数据来设计数据库——例如，使用包含总销售额的列。考虑到这一点，表 5-1 不包括衍生数据。

表 5-1。

Sample Data Corresponding to the Metrics Used by Smart Wheelbarrows Inc.

| 附属目标 | 公制的 | | — | — | | 收入 | 每个交易日期每个产品的销售数量每个产品的交易价格涉及折扣的客户销售地址涉及信用卡的销售 | | 销售成本 | 根据每种类型、长度和材料供应商购买的数量根据每种类型、长度和材料供应商支付的每笔交易价格的日期 | | 开销 | 每种办公文具的购买数量，每笔交易的日期，每种办公文具的价格，每种广告投资的成本，尽可能细分到每笔广告投资的日期 |

案例研究:詹宁斯-哈佛律师事务所

以下部分确定了 Jennings-Havard 律师事务所的潜在目标。这些部分还将建议其中一个目标的潜在杠杆，并提出合适的衡量标准。

使命陈述和目标

Jennings-Havard 律师事务所的使命是:

“Jennings-Havard Law Firm aims to provide affordable, high-quality, customer-centered estate planning, trust management, probate and long-term care planning services for all kinds of people.”

根据本使命声明，詹宁斯-哈佛律师事务所制定了以下目标:

• 保持低成本，使小时费率具有竞争力
• 始终关注、尊重和耐心地对待客户
• 提高客户保持率
• 吸引新客户
• 鼓励所有合作伙伴和员工提出新想法
• 增加增长
• 提供一个愉快且高效的工作环境

下一节考虑“提高客户保持率”目标的杠杆选择。

提高客户保持率

留住客户的成本远低于获得客户的成本。因此，留住客户是詹宁斯-曼宁律师事务所的一个重要目标。可以用来提高客户保持率的三个杠杆的例子如下:

• 最大化客户互动:公司与客户的互动越多，他们离开的可能性就越小。例如，可以鼓励客户注册公司的时事通讯，在公司的博客上发表评论，并在 Twitter 上关注公司。指标:接收时事通讯/在博客上发表评论/在 Twitter 上关注的新客户数量
• 确保客户对他们接受的服务满意:可以要求客户定期反馈。在最糟糕的情况下，公司可以确保员工明白，如果他们得知客户要离开，该怎么做。例如，他们可以安排一次会议来讨论哪里出了问题，并从账单中扣除一小部分。度量:提供反馈的客户比例，好的和坏的
• 随着时间的推移，满足客户的需求:客户通常会停止使用某项服务，因为他们认为自己不再需要它了。了解客户需求如何发展并向他们推销服务是很重要的。例如，遗产规划可能会转移到对长期护理规划的需求。指标:回头客数量，现有客户推荐的客户数量

案例研究:连接南区

第四章描述了一个由赠款资助的非营利组织“连接南边”的案例研究。奖助金上所述的目标可视为其使命陈述，其目标构成其目标:

目标:改善生活在芝加哥南部来自不同背景的社会孤立人群的生活。

目标:

To make contact with a minimum of 1,000 socially isolated people living on Chicago’s South Side, roughly two per day during the work week, over the two-year period.   To take enquiries from those of diverse age, ethnic origin, neighborhood, and health.   To publicize the service in all areas of the community.   To link the enquirers to organizations that can help them move away from social isolation.   To identify gaps in services.

以下杠杆可用于目标 1:

• 出席相关的社区活动
• 鼓励从其他非营利组织推荐
• 在公共场所做广告，如图书馆、教堂、当地商店和咖啡店

指标:连接南区的查询数量。如果这等于或大于 Connecting South Side 已经运行的工作日数的两倍，则该组织符合目标。

Note

之前的指标(查询次数)可能会鼓励员工做出违背组织最佳利益的行为。查询的数量并不反映每个查询所付出的努力，可能会无意中鼓励工作人员匆忙完成查询。为了缓解这个问题，组织可能还会收集涵盖每个查询的呼叫数量的指标。

摘要

对于有用的数据库，它需要与业务目标相关联。这意味着直接从目标开始开发数据库的内容。目标受到杠杆的影响，杠杆被“拉动”以在给定的方向上产生变化。指标衡量目标和杠杆的变化。为指标收集的数据存储在数据库中。

进一步阅读

《营销度量:衡量营销绩效的权威指南》,保罗·w·法里斯、尼尔·t·本德尔、菲利普·e·普费菲和大卫·j·赖伯斯坦。皮尔逊 FT 出版社；第二版，2010 年，ISBN-13: 978-0137058297。

《衡量营销:每个营销人员都需要的 110+个关键指标》,约翰·A·戴维斯著。约翰·威利父子公司；第二版，2013，ISBN-13: 978-1118153741。

六、在电子表格和数据库之间选择

小型企业经常使用电子表格，而数据库可能更合适。这通常是由于对电子表格的广泛熟悉以及开始有效使用它们所需的较短的学习曲线。一次又一次，内部缺乏关于数据库及其潜在好处的知识。

本章旨在通过解释电子表格的局限性，它们如何导致困难，以及数据库如何克服这些问题，来帮助您决定数据库是否会对您的小型企业有益。它旨在让您注意到这些问题，并警告您随着数据量和复杂性的增加，这些问题可能会变得更加严重。有些情况下，电子表格对于数据处理来说绰绰有余，我无意误导您。相反，我想警告你使用电子表格作为数据库的陷阱，这样你就不会陷入一场你本可以避免的危机。

概观

这本书假设你熟悉电子表格。正如您在前面章节中看到的，电子表格和数据库有许多相似之处。鉴于此，您可能想知道为什么您应该考虑使用数据库。在电子表格和数据库之间进行选择，并不是提供一系列标准让您能够快速做出决定。这样的决定可能取决于多种因素。

您不必立即决定是否迁移到数据库。如果在阅读完本章之后，您决定将数据操作转移到数据库中，那么您可以从采取一些小步骤开始，为以后的转换准备数据。按照本章中的建议，您可以学习如何在电子表格中有效地组织数据，这将在您获取大量数据时节省您的工作。

将数据转移到数据库并不意味着你不能使用电子表格。大多数数据库允许数据在数据库和电子表格之间方便地来回移动。所以，如果你习惯使用电子表格格式，你就不必把它留在身后。事实上，许多企业选择同时使用数据库和电子表格，以便利用两者的优势。

你的业务目标可能会帮助你决定是电子表格还是数据库更合适。如果您的目标相当简单，并且将反映在数据的一维增长中，例如，唯一变化的数据项是客户数量，那么您的数据的复杂性不太可能发生很大变化。然而，如果目标是引入新产品，开始新的宣传活动，并遵循新的指标，您的数据可能会变得更加复杂。电子表格处理数据的效率可能会降低，转移到数据库可能更合适。

就软件而言，数据库不是电子表格的唯一替代品。例如，在第三章中，为法律事务所案例研究展示了许多基于网络的软件解决方案，包括任务管理、案例状态和时间跟踪。通过展示数据库的强大功能，本章使您能够将数据库的优势与电子表格之外的软件进行比较。然而，重点是电子表格。

随着电子表格包的发展，在电子表格包中运行数据库类型的结构已经成为可能。比如 Excel 2013 可以处理很多数据库特征，比如链接表。因此，选择不一定是在数据库包和电子表格包之间，而是在数据库的概念和电子表格的概念之间。

下面几节介绍了在决定使用数据库而不是电子表格时需要考虑的问题。数据复杂性得到了最多的关注，因为它是最相关的问题，并且经受住了时间的考验，不管技术如何改进。

数据复杂性

随着数据变得越来越复杂，将数据从电子表格转移到数据库可能是个好主意的迹象开始出现。这并不一定关系到数据的实际数量，而是数据中不同“主题”或“主题”的数量。例如，在第一章中介绍的 Cards for Everyone Inc .的数据库中包含四个主题——客户、发票、产品和供应商。

一份简单的清单

如前所述，对于一个简单的、孤立的列表，电子表格可能就足够了。一个例子是客户列表。即使列表变得很长——多达几千行——电子表格也足够了。例如，从 MS Excel 2007 开始，MS Excel 电子表格可以处理超过一百万行。

但是，如果您在多个列中有数据，并且这些列之间有关系，那么电子表格会很快变得复杂和麻烦，如下一节所示。

重复数据

随着电子表格中包含的列数的增加，重复数据或数据冗余的可能性变得更大。数据冗余的一个非常简单的例子出现在 Smart 独轮车公司在第二章中使用的电子表格中，其中邮政编码在表 2-3 和 2-4 中重复。为了说明这个问题，这些表在这里再次显示为表 6-1 和 6-2 。

表 6-2。

Basic Invoices Spreadsheet from Smart Wheelbarrows Inc.

| 名字 | 邮政区码 | 日期 | 金额(美元) | | — | — | — | — | | 光明花店 | 纽约州 11375 | 。。。 | 。。。 | | 希拉里·史密斯 | 马 02108 | 。。。 | 。。。 | | 布利斯花园中心 | RI 02886 | 。。。 | 。。。 |

表 6-1。

Basic Customer Spreadsheet from Smart Wheelbarrows Inc.

| 名字 | 邮政区码 | 电话 | 电子邮件 | 种类 | | — | — | — | — | — | | 光明花店 | 纽约州 11375 | 。。。 | 。。。 | 商业 | | 希拉里·史密斯 | 马 02108 | 。。。 | 。。。 | 商业 | | 布利斯花园中心 | RI 02886 | 。。。 | 。。。 | 消费者 |

显然，如果数据存储在多个地方，任何更改都需要多次进行。例如，如果希拉里·史密斯的邮政编码发生变化，那么需要对表 6-1 和 6-2 进行相同的编辑。因此，与将数据存储在一个位置的情况相比，编辑可能不太可靠。此外，冗余数据还会占用不必要的磁盘空间，尽管这并不是当前的优先考虑事项。

在本例中，通过从客户电子表格或发票电子表格中删除邮政编码列，可以很容易地解决邮政编码重复的问题。然而，电子表格上的许多数据冗余问题无法以如此直接的方式解决。假设来自 Cards for Everyone Inc .的客户和发票数据存储在一个电子表格中，如表 6-3 中前三张发票所示。这种布局的原因可能是为了保持客户数据和发票数据紧密关联，并且在查看电子表格时可见。

表 6-3。

Combined Customer and Invoice Spreadsheet

| 用户姓名 | 邮政区码 | 电子邮件 | 日期 | 金额(美元) | | — | — | — | — | — | | 加西亚 | 米 48823 | Lgarcia@。。。 | 11/4/14 | Seventeen | | 约翰·威廉姆斯 | 或者 97062 | Jwilliams@。。。 | 11/4/14 | Two point five | | 史蒂夫·琼斯 | FL 33901 | Sjones@。。。 | 11/4/14 | Fourteen |

当约翰·威廉姆斯下第二个订单时，有两种主要的方法可以将这些数据插入到表格 6-3 的电子表格中。

首先，可以为约翰·威廉姆斯的第二个订单插入一个新行，如表格 6-4 中的电子表格所示。

表 6-4。

Combined Customer and Invoices Spreadsheet with Extra Row for John Williams

| 用户姓名 | 邮政区码 | 电子邮件 | 日期 | 金额(美元) | | — | — | — | — | — | | 加西亚 | 米 48823 | Lgarcia@。。。 | 11/4/14 | Seventeen | | 约翰·威廉姆斯 | 或者 97062 | Jwilliams@小行星编号:jwilliams @小行星编号:jwilliams @小行星编号:jwilliams @小行星编号:jwilliams @小行星编号:jwilliams @小行星编号-什么 | 11/4/14 | Two point five | | 史蒂夫·琼斯 | FL 33901 | Sjones@.. | 11/4/14 | Fourteen | | 约翰·威廉姆斯 | 或者 97062 | Jwilliams@小行星编号:jwilliams @小行星编号:jwilliams @小行星编号:jwilliams @小行星编号:jwilliams @小行星编号:jwilliams @小行星编号-什么 | 12/14/14 | Five |

但是，这一行创建了关于约翰·威廉姆斯邮政编码和电子邮件地址的冗余数据。虽然这种性质的重复不会造成太大的问题，如果你有少量的订单，几个订单后，它可能会成为一个问题。这是因为对约翰·威廉姆斯邮政编码和/或电子邮件地址的任何更改都需要在几个地方进行，从而浪费时间并有出错的风险。如果其他几个客户也下了多份订单，问题会更加严重。

其次，可以在约翰·威廉姆斯的记录旁边放置新的列来捕获关于他的第二个订单的数据，如表格 6-5 中的电子表格所示。这将避免对关于邮政编码和电子邮件地址的冗余数据的潜在需求。然而，这种方法很快就会变得非常混乱。比方说，如果约翰·威廉姆斯在一年的时间里总共下了 20 个订单，那么目前的电子表格将有 40 个额外的日期和金额列。搜索特定日期的特定订单需要扫描许多列，或者在自动搜索工具中输入公式。

表 6-5。

Combined Customer and Invoices Spreadsheet with Extra Columns for John Williams

| 用户姓名 | 邮政区码 | 电子邮件 | 日期 | 金额(美元) | dota2 | 金额 2(美元) | | — | — | — | — | — | — | — | | 加西亚 | 米 48823 | Lgarcia@。。。 | 11/4/14 | Seventeen |   |   | | 约翰·威廉姆斯 | 或者 97062 | Jwilliams@小行星编号:jwilliams @小行星编号:jwilliams @小行星编号:jwilliams @小行星编号:jwilliams @小行星编号:jwilliams @小行星编号-什么 | 11/4/14 | Two point five | 12/14/14 | Five | | 史蒂夫·琼斯 | FL 33901 | Sjones@.. | 11/4/14 | Fourteen |   |   |

出现这些问题是因为在同一个电子表格中有与多个主题相关的数据。该电子表格是关于发票的，但它也包含关于客户的数据。

数据库设计的目的是组织数据以使冗余最小化:更多细节在第七章中给出。为每个主题创建一个单独的表，目的是数据只占用它需要的空间。这样，就有可能找到一张发票，检查相应的客户唯一标识符，然后在 Customers 表中找到客户的详细信息:数据库会自动创建这些链接，而不需要用户参与详细信息。同样，可以通过 Customers 表中的客户唯一标识符来标识客户，并且可以从 Invoices 表中提取具有该客户唯一标识符的所有发票记录。虽然有两个表，但是每个客户和每张发票在系统中只有一个条目。这导致更有效的更新、数据存储和数据检索。

在 Cards for Everyone Inc .的数据库中，有关发票和客户的数据被拆分并链接到一个数据库中，这消除了前面讨论过的冗余问题。表格 6-6 和 6-7 展示了如何将约翰·威廉姆斯的订单添加到 Cards for Everyone Inc .数据库中，没有冗余数据，也没有额外的列。每个表格中的所有内容都与一个主题相关。

表 6-7。

Basic Invoice Table

| 发票号 | 客户 ID | 日期 | 金额(美元) | | — | — | — | — | | One thousand and one | one | 11/4/14 | Seventeen | | One thousand and two | Two | 11/4/14 | Two point five | | One thousand and three | three | 11/4/14 | Fourteen | | One thousand and four | Two | 12/14/14 | Five |

表 6-6。

Basic Customer Database Table

| 客户 ID | 名字 | 邮政区码 | 电子邮件 | | — | — | — | — | | one | 加西亚 | 米 48823 | 天主教霍特 mail.com 教区 | | Two | 约翰·威廉姆斯 | 或者 97062 | Jwilliams @gmail.com | | three | 史蒂夫·琼斯 | FL 33901 | Tiones @aol.com |

维护电子表格之间的关系

即使删除了电子表格中的冗余，仍然存在维护它们之间准确关系的问题。这个问题在数据库中通过使用数据组织中的许多逻辑步骤来解决，这些逻辑步骤使得数据能够在多个表中自动更新和删除。这在第七章中有详细解释。在电子表格中，通常需要手工操作。

例如，假设 Cards for Everyone Inc .正在为产品和供应商制作单独的电子表格，见表 6-8 和 6-9 。

表 6-9。

Basic Supplier Spreadsheet for Cards for Everyone Inc.

| 供应商名称 | 邮政区码 | 电话 | 电子邮件 | | — | — | — | — | | 特殊场合 | IA 52241 | 319-xxx-xxxx | 管理员@特殊 occasions.com | | 旧的最爱 | CA 92591 | 503-xxx-xxxx | 旧 favorites.com 办公室 | | 手工卡片 | FL 33351 | 954-xxx-xxxx | 查询@手 madecards.com |

表 6-8。

Basic Product Spreadsheet for Cards for Everyone Inc.

| 产品名称 | 供应商名称 | 种类 | 价格(美元) | 可用数量 | | — | — | — | — | — | | 猫 | 特殊场合 | 生日 | Two | five | | 玫瑰 | 旧的最爱 | 谢谢你 | Three | eight | | 船 | 旧的最爱 | 生日 | Two point five | Ten | | 心 | 手工卡片 | 情人 | Four point five | nine | | 兔子 | 手工卡片 | 新生婴儿 | Five | Eleven |

如果其中一个供应商停止交易，您可能希望将他们从供应商电子表格中删除。你可能还想移除他们提供的任何卡片，这样你就不会浪费时间去订购它们，或者更糟的是，向客户做广告。例如，如果“手工制作的卡片”停止交易，您需要从表 6-8 中移除“红心”和“兔子”。

从包含连接数据的电子表格中手动删除条目会变得非常耗时，并会导致错误。而且，如果 Cards for Everyone Inc .使用该供应商的其他电子表格，这些条目也必须从这些电子表格中删除。

如果一组电子表格仅由一个人维护，那么这种修改可能会可靠地执行，即使它们很费力。但是，如果不止一个人负责更新电子表格，或者如果人员发生变化，那么数据不匹配的可能性就会高得多。

在数据库中，可以指定关于表更新的某些规则。有了这样的规则，一个表中的更新不能在相关表中没有更新的情况下发生；如果在其他表中没有相应的删除，就不能从一个表中删除数据。这样的规范有助于避免数据不一致。例如，Cards for Everyone Inc .不想错过向新客户发送发票，因为发票已被添加到发票表中，但没有相应的客户被添加到客户表中。如果他们使用数据库，这是可以避免的。

数据复杂性概述

如果您发现您的企业花费大量时间将相同的数据输入到多个电子表格中，那么您已经为数据库做好了准备。数据库减少了必要的数据输入量，从而减少了潜在的打字错误。

数据库使得在一个地方存储数据和在多个地方引用数据变得容易。例如，客户数据可以存储在包含姓名、地址、电话号码、电子邮件等的表中。然后可以在其他地方引用它，例如在查询、窗体和报表中。

Note

第一章中介绍了查询、表格和报告。查询在第十二章中详细讨论，表格在第十章中讨论，报告在第十四章中讨论。本书末尾的附录描述了如何建立一个简单的查询、表单和报表。

如果客户的数据发生变化，在使用数据库时，您只需在一个地方更改该信息。新数据将在引用它的所有查询、窗体和报表中自动可见。

作为最后的评论，如果对你的电子表格的修改不经常发生，这些论点就失去了它们的分量。这个决定是一个只有你才能做出的平衡。

数据将被使用的时间段

下一个决策点涉及您将花费在数据上的时间。对于偶尔的简短数据分析，电子表格已经足够了——对于一个简短的项目来说，学习数据库技术是多余的。使用电子表格不需要很长时间就能变得高效，而且非常灵活。现在很少有人不会使用基本的电子表格。

但是，如果您需要随着时间的推移分析相同的数据，并且这些数据很复杂，那么数据库可能会有所帮助。一旦你需要搜索数据，内置的电子表格功能可能是不够的。你需要编程技能来实现搜索，很少有电子表格用户具备这些技能。

用户数量

另一个重要的决策点涉及到在任何给定时间需要访问数据的人数。如果一次只有一个人访问数据，那么继续使用电子表格是可能的，尽管在某些情况下很有挑战性。有必要清楚地说明电子表格系统是如何工作的，以防将来维护电子表格的责任被转移。

如果有很多人使用同一个电子表格，避免错误会很困难。在过去的几年中，共享文档的选择要么是通过电子邮件附件，要么是将副本放在办公室的共享驱动器上。跟踪几个用户的版本和编辑可能是困难和耗时的。如今，电子表格可以存在于云中，由几个用户使用，例如，通过使用 Excel Web 应用程序。云在第十八章中详细讨论。

无论用什么方法存储电子表格，出错的风险都很高，尤其是那些没有经验的人。例如，对电子表格中的单个列进行排序而不扩展到其他列会破坏电子表格，并导致返回到以前的版本和浪费工作。这是那些不经常使用电子表格的人经常犯的错误。

一般来说，最好保持电子表格的用户数量较少，并对他们进行全面的培训。有了数据库，用户可以同时访问数据，并且更容易设计查看数据的方法，而不会导致数据本身的更改，例如，通过表单。

Note

第一章中介绍了表格。附录描述了如何创建简单的表单。

仅仅让几个用户使用同一个电子表格不足以证明单独使用一个数据库是正确的。例如，让几个用户修改包含简单客户列表的电子表格是可以接受的，因为这并不难管理。但是让几个用户访问一个更复杂的电子表格会导致严重的复杂化。在这种情况下，数据库可能更有效。

对报告的要求

如果您需要定期生成报告，很可能需要一个数据库。使用电子表格时，电子表格和报表不是独立的。当您构建电子表格时，数据被格式化和排列，以便得到所需的报告。对于数据库，数据和报告功能是不相连的，这使您能够使用相同的数据生成多个报告，从而提供了灵活性和效率。

例如，您可能希望生成以下三个报告:

• 按季度的总销售额
• 按地区划分的年销售额
• 按产品类型划分的月销售额

这些报告都涉及销售数据的使用。数据库允许您使用查询从一个数据源生成所有三个报表，而不是维护三个包含重复数据的电子表格，无需复制和粘贴。

Note

第一章中介绍了查询。附录描述了如何设置一个简单的查询。

这种方法节省了时间，并且不容易出错，因为报告是直接从数据库生成的，而数据库是对数据进行更改的唯一地方。这又回到了前面讨论的冗余数据的问题:如果您有相同数据的几个副本，除非您高度警惕，否则您无法保证它们在任何一个时间都被更新。

两全其美

正如本章开始时提到的，选择将数据转移到数据库并不意味着您不再有使用电子表格的选择。在许多情况下，两者的结合是最好的方法。您可以将数据存储在数据库中，从而运行高级报告和查询。反过来，这些报告和查询可以移动到电子表格中进行更深入的分析。电子表格的优势在于它们能够使用高级公式进行单独的复杂计算。

摘要

决定使用电子表格还是数据库是一个不断变化的过程。技术不会停滞不前。例如，如您所见，数据量不再像过去那样是一个重要的考虑因素。随着云的使用，多用户访问的功能对于电子表格来说不再是问题。然而，电子表格不能有效地处理多主题数据，导致需要在几个地方存储数据。这是低效的，并且可能导致键入和不匹配错误。数据库非常适合将数据集中在一起、分离主题、将表链接在一起、实现高效的数据存储以及更新和检索数据。您还可以从数据库中快速准确地创建报告。

如果您的数据包含许多主题，并且这些主题会随着时间的推移而存储，并且会定期更改，那么采用数据库是有意义的。

如果您已经阅读完本章，并且已经决定要迁移到一个数据库，请放心，您不需要现在就迁移，也不需要一下子就迁移。你可以采取小步骤，这将有助于你以后做出更有效的行动。例如，您可以考虑数据中包含的主题以及您拥有的冗余数据量。你可以考虑将一些电子表格分成单独的主题。这些步骤将使你在进行转换时减少工作量。不管怎样，正如第十五章所示，期望所有关于数据库设计的决定都提前做出是不现实的。随着业务的发展，会发生一些变化。数据库很少是静态的。

七、设计您的小型企业数据库

一个设计良好的数据库将易于使用，易于调整，并提供可靠的输出。另一方面，一个糟糕的设计最初可能仍然有效，但很可能会随着时间的推移而恶化。可能会出现问题，例如错误的或丢失的数据，最终，数据库可能会被企业完全丢弃。

在设计数据库时，有一些准则可以帮助避免问题，但这些准则并没有涵盖所有标准。例如，影响数据库设计的大部分因素来自于第五章中讨论的业务目标和杠杆。这些有助于你找到出发点和专注的方向。因此，除了满足一组规则之外，您的数据库设计是灵活的。

本章将引导您完成数据库的设计步骤，从没有数据库的地方开始，一直到有链接表结构的地方。

数据库设计过程

设计过程包括以下步骤:

Familiarizing yourself with the purpose of your database.   Identifying and organizing the required data.   Dividing the data into tables made up of columns.   Refining your design by adding a few rows of sample data to test that you obtain the desired results.   Defining and setting up the relationships between the tables.   Applying “rules” to ensure that the tables have been structured efficiently.   Developing queries and reports.   Documenting your database design for future users.

确定数据库的用途

在开始设计数据库之前，明确小型企业的目标、杠杆和指标非常重要。如果您不花时间规划项目的需求并确定数据库将如何满足这些需求，则整个项目很可能会失去方向，并且远不如原来有用，从而浪费时间和金钱。

首先为你的数据库写一个任务声明。例如，Cards for Everyone Inc .的声明可以是

“The database will be used to track invoices from customers and coordinate the supply of cards.”

这样的陈述将帮助你在设计过程中更容易地做出决定。

如果不止一个人将使用数据库，描述他们的角色会很有帮助——每个人何时以及如何与数据库交互。在 Cards for Everyone Inc .的例子中，三个雇员(Pat、Zeph 和 Leona)中的每一个都将与数据库进行交互。他们的作用可以概括如下:

• 经理 Pat 将更新数据库的详细信息，输入新客户、发票和供应品的详细信息。
• 助理 Zeph 和 Leona 将使用数据库检查所需物品的库存。

此外，您必须定义数据库要求，例如“必须能够生成每月销售报告”起草样本输入表单、查询和报告也是有益的。显然，不可能预测数据库必须满足的每个需求和可能出现的每个问题，但是尽可能防止潜在的遗漏是很重要的。

确定要输入数据库的数据

一旦确定了数据库的用途，下一步就是收集需要存储的数据。从您现有的数据开始是一个很好的地方。

如果你使用电子表格，你可以从列标题列表开始。或者，如果您一直使用纸质记录，所使用的每种类型的数据都可以放在一个列表中(例如，您在表单上填写的每个框)。

另一个选择是使用数据库的使命陈述作为指导方针，从头开始制作你的清单。完成后，您可以检查是否覆盖了所有现有数据。

在所有情况下，当你准备这个清单时，写下你想到的每一项。不要在这个阶段担心列表的结构，因为你可以在以后整理它。如果其他人将使用数据库，也询问他们的想法。

接下来，考虑您希望从数据库生成的查询、表单、报告或邮件的类型。例如，您可能希望按地区报告销售额，或者显示产品库存水平。想象一下报告会是什么样子，会包含哪些数据。列出将出现在您预期创建的每个报告中但尚未出现在您的列表中的每个数据项。

假设您为客户提供了接收电子邮件简讯的机会，并且您想要提取所有选择接收该简讯的人的列表。为了获取这些数据，您可以在数据库中添加一个“时事通讯”栏。对于每个客户，您可以将该列的值设置为 Yes 或 No，这取决于他们是否希望出现在列表中。

本章末尾展示了三个完整的数据库设计示例，分别对应于第二章–第四章中的案例研究。

收集完这些数据后，就可以开始下一步了。

创建表格

数据库由链接表组成。以下部分描述了如何创建和填充您的表。

表格的内容

如第一章所示，表格由行和列组成。行和列可以以任何顺序插入。表格用于表示主题，即现实世界中的对象。Cards for Everyone Inc .中真实世界对象的一个示例是客户、发票、供应商或产品。

小企业的数据很少简单到可以用一个表来表示，一般来说，数据库是由链接在一起的表组成的。数据库允许使用查询、表单和报表将存储在表中的数据放回一起。

数据库基于每个表代表一个主题的原则。一旦选择了由表表示的主题，下一步就是选择表中存储主题数据的列。例如，Cards for Everyone Inc .中的 Products 表应该只存储有关产品的数据。例如，尽管供应商的地址与产品相关，但它是关于供应商的事实，而不是关于产品的事实。它属于供应商表。

要确定表中的列，请确定要存储的关于表所表示的主题的数据。例如，在 Cards for Everyone Inc .中的 Customers 表中，列有名字、姓氏、邮政编码、电话和电子邮件。稍后将介绍客户 ID。

表中的每一行都包含一组相同的列，因此可以为每个客户存储相同类型的数据。

一旦确定了每个表的初始列集，就可以进一步细化这些列。例如，将每段数据分成最小的有用部分通常是有意义的，因为将数据项收集在一起比将它们分开容易得多。就姓名而言，为了使姓名的每个组成部分都易于使用，可以将姓名分成三部分:头衔、名字和姓氏。结果是一个更加灵活的数据库，因为，例如，一份报告可以按姓氏排序，或者您可以创建写给琼斯先生和史密斯夫人的信，这通常比写给约翰·威廉姆斯先生和史密斯小姐更合适。丽莎.加西亚。类似地，地址由几个独立的部分组成:例如，地址行 1、地址行 2、城市、州、邮政编码和国家/地区。如果您想要操作数据，例如按照地址的一个组成部分(例如邮政编码)进行排序，您将需要将邮政编码存储在单独的列中。

命名列和表

您为列和表指定的名称非常重要。清晰的名称使数据库的当前和未来用户能够理解列或表的预期用途以及它存储的数据的性质。在 Customers 表中，FirstName 的一个不好的替代示例可能是 FName，甚至是 FN。这些名称无法立即识别，会减慢进度。

避免在列名中使用空格，如产品 id。虽然我并不建议您在本书中进行任何编程，但是包含空格的列名对程序员来说是一个问题，所以避免它们是一个好的做法。有许多可能的替代项，如 Product_ID、productID 和 ProductID。此外，最好避免在名称周围放置引号或括号，例如“产品 ID”和[产品 ID]。

您需要为列选择合适的数据类型。常见的数据类型包括整数、文本、日期/时间和是/否。

唯一标识符

表中的每一行都应该是唯一的，这样它就可以用来将表链接在一起，或者在搜索中被识别而不会混淆。通过为表中的每一行指定一个包含唯一值的列(或多个列)，可以保证表的唯一性。自然存在的列是唯一标识符的首选。

Note

唯一标识符在形式上被称为主键，但在本书中将被称为唯一标识符。

唯一标识符应该具有以下属性:

• 它们应该尽可能静止不动。客户的电话号码不是一个好的选择，因为它可能会改变。
• 通常最好使用数字(例如产品 ID)作为唯一标识符，而不是文本列，因为这样可以避免拼写错误和名称更改的问题。
• 唯一标识符不应包含缺失数据。这很重要，因为如果缺少唯一标识符，就不能直接标识或引用表中的行。一些数据库包(如 MS Access)会自动确保每个唯一标识符都有一个值。

Note

Cards for Everyone Inc .中的一些数据库表包含来自其他表的唯一标识符。例如,“产品”表包含一个列，其中包含供应商 ID。这种唯一标识符在数据库文献中被称为外键。以这种方式使用唯一标识符将表链接在一起，这将在本章后面的表关系一节中介绍。

测试数据库:第 1 阶段

为了测试您的初始数据库设计，开始熟悉一个数据库包会有所帮助。正如第一章中提到的，如果您正在使用 MS Office，MS Access 可能已经对您可用。一些开源软件套件包括数据库包，如 LibreOffice 和 OpenOffice。

作为一个例子，图 7-1 显示了从 Cards for Everyone Inc .创建 Customers 表的初始步骤。以类似的方式，选择一个您自己的表，给它命名并创建它的列。

图 7-1。

Creating a new table in MS Access 2013 Note

本书末尾的附录提供了关于从头开始创建数据库和表的更详细的说明。以 MS Access 2013 和 LibreOffice 5 Base 为例。

然后，为每一列分配一种类型。对每个表重复这些步骤。

Note

根据您使用的数据库包，创建表的过程会有所不同。通过内部帮助工具和/或在线工具，您的数据库包将提供说明。在谷歌上直接搜索也会有所帮助。

我写这一章的目的是在我认为会妨碍理解的地方删掉数据库术语。然而，当您使用数据库包时，您可能会遇到不熟悉的术语。例如，在图 7-1 中，左上角有一个主键图标，表示表格的唯一标识符。总的来说，不要被你不认识的术语所困扰。

一旦创建了草稿表，请在每一行中输入数据。图 7-2 显示了 Everyone Inc .卡的客户表中的行数据。这些表应该很熟悉，因为它们非常像电子表格。

图 7-2。

Adding data to a new table in MS Access 2013 Note

可以将数据从电子表格直接加载到数据库中。这一步更快，有助于防止打字错误。例如，您可以将 MS Excel 电子表格中的数据直接加载到 MS Access 中。这涉及到一个导入步骤，在本书末尾附录的外部数据部分有所涉及。

以这种方式创建数据库有效地开始了设计测试过程。当您输入数据时，设计中的缺陷可能会变得很明显。作为指示，如果您发现自己在多个地方重复相同的数据，请考虑将该数据放在一个地方或开始一个新表。例如，不需要将客户名称放在 customer 表和 Invoices 表中:存放这些数据的最佳位置是 Customers 表，因为它包含关于客户的数据。

创建表关系

由不相连的表组成的数据库没有什么用处。你也可以用电子表格来代替。设计数据库的一个关键部分是识别表之间的关系。

关系的类型

有三种主要类型的关系，在下面的章节中描述。

一对一的关系

如果对于第一个表中的每一行，第二个表中最多有一行，则两个表以一对一(1-1)关系相关。在现实世界中不太可能找到一对一的关系。

出于安全或性能方面的考虑，当您必须将一个表拆分为两个或更多个表时，一对一关系在数据库中可能是必要的。例如，如果为 Everyone Inc .的 Cards 创建了两个表，一个用于 Employees，另一个用于 EmployeeSalary，则可以将数据库设计为只有经理 Pat 有权访问 Salary 表。为了实现这一点，两个表通过它们的唯一标识符 EmployeeID 以一对一的关系连接在一起，如图 7-3 所示，在两个表之间使用一条两端带“1”的线。以一对一关系相关的表应该总是具有相同的唯一标识符。

图 7-3。

One-to-one relationship

一对多关系

一对多(1-M)关系是最常见的。在下列情况下，两个表以一对多关系相关:

• 对于第一个表中的每一行，第二个表中可以有零行、一行或多行
• 对于第二个表中的每一行，第一个表中正好有一行

例如，Cards for Everyone Inc .的每个客户可以有多张发票，但每张发票只能指向一个客户。在图 7-4 中，客户表旁边有一条“1”的线，发票表旁边有一个无穷大符号。再比如，一个供应商可以供应多种产品，但每种产品只能由一个供应商供应。一对多关系也称为父子关系或主从关系。

图 7-4。

One-to-many relationship

多对多关系

当对于第一个表中的每一行，第二个表中可能有许多行，并且对于第二个表中的每一行，第一个表中可能有许多行时，两个表以多对多(M-M)关系相关。多对多关系必须分解为两个一对多关系。例如，在 Cards for Everyone Inc .中，一张发票可能包含几个产品，一个给定的产品可以出现在多张发票上。因此，如图 7-5 所示，Invoices 表通过第三个链接表与 Products 表相关，该链接表通过包含每个表中的唯一标识符，为产品和发票之间的关系的每次出现包含一行。

图 7-5。

A many-to-many relationship changed into two one-to-many relationships

表之间的关系

下一步是确定表之间的关系。首先，判断两个给定的表之间是否有关系。如果有，算出是一对一，一对多，还是多对多。本章末尾的三个案例研究提供了进一步的例子。如果是多对多关系，需要插入一个链接表，如图 7-5 所示。

如前一节所述，有些表设计有来自其他表的惟一标识符:例如，Cards for Everyone Inc .的发票表包含一列客户 id。这些唯一标识符中的每一个都必须与目标表中的值相匹配。因此，在发票表中，所有客户 ID 必须与客户表中的客户 ID 相匹配。

Note

在表之间添加新的关系时，可以指示数据库确保一个表的每个唯一标识符与目标表的唯一标识符相匹配。这个过程称为实施参照完整性。

此外，如果表中的唯一标识符发生变化(或者整行被删除)，必须采用以下策略来避免在其他表中创建孤立的唯一标识符:

• 不允许。这种改变是完全不允许的(一种可以由数据库包强加的功能)。
• 对于更新，更改将应用于所有相关表。
• 对于删除，所有相关表中具有相同唯一标识符的行将被删除，或者相关唯一标识符值将被设置为 Null。

进一步检查

一旦您表示了所有的数据，并绘制了表并将它们链接在一起，就可以应用许多规则来帮助您确保将数据划分到适当的表中。

Note

这些规则在数据库文献中通常被称为规范化。

回想一下，每个表应该代表一个主题，它的列完整地描述了这个主题。如第六章中的所述，任何冗余数据都应被分离并放入相关的表中。每个表必须包含一个唯一的标识符。

在给定表的每个行和列的交叉点上，应该只有一个值，而不是一个值列表。例如，表 7-1 显示了来自第六章的客户和发票的组合表，其中约翰·威廉姆斯的两张发票的数据组合到相同的行/列交叉点。

表 7-1。

Combined Customer and Invoices Spreadsheet with Additional Data Items for John Williams

| 客户号 | 西方人名的第一个字 | 姓 | 邮政区码 | 电子邮件 | 日期 | 金额(美元) | | — | — | — | — | — | — | — | | one | elizabeth 的昵称 | 加西亚 | 米 48823 | Lgarcia@… | 11/4/14 | Seventeen | | Two | 约翰 | 威廉姆斯 | 或者 97062 | Jwilliams@ … | (11/4/14, 12/4/14) | (2.50, 5.00) | | three | 史蒂夫(男子名) | 琼斯 | FL 33901 | Sjones@… | 11/4/14 | Fourteen |

从这个表中检索数据会很困难，因为在一个列中存储了太多的数据。例如，很难创建一个报告来汇总每天花费的金额。

避免重复组，即使它们存储在几列中。例如，表 7-1 可以通过用重复列(如日期 1、日期 2、金额 1 和金额 2)替换单一日期列和单一金额列来改进，如表 7-2 所示。

表 7-2。

Combined Customer and Invoices Spreadsheet with Two Date and Two Amount Columns

| 客户号 | 西方人名的第一个字 | … | 日期 1 | 金额 1(美元) | dota2 | 金额 2(美元) | | — | — | — | — | — | — | — | | one | elizabeth 的昵称 | … | 11/4/14 | Seventeen |   |   | | Two | 约翰 | … | 11/4/14 | Two point five | 12/14/14 | Five | | three | 史蒂夫(男子名) | … | 11/4/14 | Fourteen |   |   |

虽然数据已经被分成多列，但仍然存在问题。任何旨在计算每天花费金额的查询都必须搜索日期列和金额列。显然，随着发票数量的增加，需要增加列数来容纳数据。如果每个客户每年的最大发票数是 50，这意味着您将使用 100 列来存储每个客户的日期和金额数据，即使对于只有一两张发票的客户也是如此。这是对空间的浪费，并且没有建立任何明确的界限。

表 7-1 和 7-2 的基本问题是列没有引用(或描述)表的唯一标识符——任何不引用的列都应该被移到另一个表中。表 7-1 和 7-2 是关于客户的，但是关于发票日期和发票金额的栏是指发票而不是客户。因此，它们应该放在另一张桌子上。表 7-3 和 7-4 分别显示了如何将表 7-2 分解为客户表和发票表。这些表使用 CustomerID 通过一对多关系连接，如图 7-4 所示。列中的所有重复数据项都已被删除，并且所有重复列都已被删除。表中的每一列都引用该表的唯一标识符。现在可以直接运行一个查询来计算在任何给定日期花费的金额。

表 7-4。

Basic Invoices Database Table

| 发票号 | 客户 ID | 日期 | 金额(美元) | | — | — | — | — | | One thousand and one | one | 11/4/14 | Seventeen | | One thousand and two | Two | 11/4/14 | Two point five | | One thousand and three | three | 11/4/14 | Fourteen | | One thousand and four | Two | 12/4/14 | Five |

表 7-3。

Basic Customer Database Table

| 客户号 | 西方人名的第一个字 | 姓 | 邮政区码 | 电话 | 电子邮件 | | — | — | — | — | — | — | | one | elizabeth 的昵称 | 加西亚 | 米 48823 | 517-xxx-xxxx | 天主教霍特 mail.com 教区 | | Two | 约翰 | 威廉姆斯 | 或者 97062 | 503-xxx-xxxx | Jwilliams @gmail.com | | three | 史蒂夫(男子名) | 琼斯 | FL 33901 | 239-xxx-xxxx | Tiones @aol.com |

此外，描述唯一标识符以外的列的任何列都必须移动到另一个表中。例如，如果有任何计算列，那么应该删除它们，因为当需要结果时，可以使用数据库软件来执行计算—数据是冗余的。例如，假设 Cards for Everyone Inc .想要创建一个报表，显示每个类别中可用的卡片数量，如生日或情人节卡片的数量。该场景在第一章中有所呈现，如图 7-6 所示。

图 7-6。

Sample report for Cards for Everyone Inc.

表 7-5 显示了一个 CountOfCategory 列，该列被添加到 Everyone Inc .的卡的产品表中。但是，没有必要将该列存储在数据库中，因为图 7-6 中的报告可以直接从产品表的类别列中生成。

表 7-5。

Basic Product Database Table with a calculated column

| 产品 id | 供货商编号 | 产品名称 | 种类 | … | CountOfCategory | | — | — | — | — | — | — | | Eleven | One hundred | 猫 | 生日 | … | Two | | Twenty | Two hundred | 玫瑰 | 谢谢你 | … | one | | Twenty-three | Two hundred | 船 | 生日 | … | Two | | forty-two | Three hundred | 心 | 情人 | … | one | | Sixty-one | Three hundred | 兔子 | 新生婴儿 | … | one |

通常，应该可以在不影响任何其他列的情况下更改表中每一列的值。这些列应该是相互独立的。在表 7-5 中，可以看到 CountOfCategory 的值依赖于类别。例如，如果类别为生日的另一张卡片被添加到表 7-5 中，则每次出现类别=‘生日’时，CountOfCategory 的值将升至 3。

Note

发票表(表 7-4 )中的金额列是计算列。发票发出后，其金额在大多数情况下保持不变。所以，有这个栏目也未尝不可。

测试数据库:第 2 阶段

测试您的数据库是一个持续的过程，永远不应该被认为是完整的。第十二章、第十三章和第十四章介绍了表格、查询和报告的使用，并讨论了数据的分析。执行这些步骤时，您可能会发现设计中需要纠正的问题。

然而，你没有理由不现在就开始这个过程。看看能不能用数据库得到想要的答案。创建表单和报表的草稿，并查看它们是否显示了您期望的数据。寻找不必要的数据重复，如果发现重复，就修改设计以消除重复。

如果您发现忘记了一列，请尝试通过查询现有的列来计算它。如果不能从其他列计算数据，很可能需要为其创建一个新列。您需要确定是否需要创建另一个表。

把用户带回来，让他们评价你的表格和报告。如果他们的需求没有得到满足，改进设计。

数据库文档

如果您仔细地命名您的表和列，那么您的数据库代表什么就非常清楚了。此外，您的文档应该包含表、列和关系的定义。文档中还介绍了默认设置，以便清楚地了解如何使用它们。例子是有帮助的。如果长期使用表单、查询和报告，还应该记录它们的详细信息。在后面的章节中会给出更多的细节。

您的目标应该是提供足够的信息，以便当您将数据库传递给其他人时，他们可以理解其工作方式，并根据需要进行更改。

个案研究

本节介绍了第 2–4 章中案例研究的数据库设计。您应该将这些设计视为一种可能的解决方案，而不是唯一的解决方案。

尝试根据每个案例研究各自章节中描述的数据来完成每个设计。设计非常简单，尽管有些有很多桌子。如果设计变得势不可挡，拿一小部分，比如两张桌子，尽你所能去理解它们是如何联系在一起的。然后慢慢积累。

案例研究:智能手推车公司的数据库设计。

智能手推车公司的数据库的一个可能的任务陈述可以是:

“The database will be used to store customer details, to ensure that there are enough materials in stock to satisfy orders, and to provide tips for ordering new supplies. Indicators will be stored to enable enterprises to monitor their leverage and goals. “

智能手推车公司使用的数据在第二章中介绍。此外，在第五章中收集并呈现了度量形式的数据。该数据复制在表 7-6 中。

表 7-6。

Sample Data for the Levers and Metrics Used by Smart Wheelbarrows Inc.

| 工具 | 公制的 | | — | — | | 收入 | 每个交易日期每个产品的销售数量每个产品的交易价格涉及折扣的客户销售地址涉及信用卡的销售 | | 销售成本 | 根据每种类型、长度和材料供应商购买的数量根据每种类型、长度和材料供应商支付的每笔交易价格的日期 | | 杂项开支 | 每种办公文具的购买数量，每笔交易的日期，每种办公文具的价格，每种广告投资的成本，尽可能细分到每笔广告投资的日期 |

为了便于管理，只添加了两个指标:

• 涉及折扣的销售
• 涉及信用卡的销售

许多表格反映了第二章中的电子表格，我们将依次考虑这些表格。数据库设计是三个案例研究中最复杂的，可以分为三个部分:

• 客户
• 产品的颜色和类型
• 材料

图 7-7 显示了数据库设计的概述。

图 7-7。

Overview of the complete database design for Smart Wheelbarrows Inc. Note

数据库设计通常被称为模式。

以下三个部分将分别讨论这些表格，并将展示设计的特写镜头。

客户表

客户表非常类似于您在第二章中看到的相应电子表格(表 2-3 )。在第一列中添加了一个唯一标识符，Name 列被拆分为 FirstName 和 LastName。图 7-8 显示了分配给每一列的数据类型，图 7-9 显示了填充的客户表。

图 7-9。

Populated Customers table for Smart Wheelbarrows Inc.

图 7-8。

Customers table for Smart Wheelbarrows Inc.

一个名为 CustomerInvoices 的数据库表对应于表 2-4 中所示的发票电子表格。进行了以下调整。

• 与 Cards for Everyone Inc .一样，Customers 表和 CustomerInvoices 表之间存在一对多关系，因为每个客户可以有多张发票，但每张发票只适用于一个客户。
• Customers 表中的一个惟一标识符(称为 CustomerID)被放在每张发票的旁边，这样发票就可以链接到它们相关的客户。这取代了第二章中的表 2-4 中的客户名称。
• 邮政编码列被删除，因为它与客户表中的信息重复。
• Amount 列已被删除，但将通过链接表在 CustomerInvoices 表和 Products 表之间的关系中看到。
• 添加了类型为“是/否”的名为“信用卡销售”的列。该数据对于业务目标非常重要，并与发票的支付方式直接相关。

CustomerInvoices 的列类型如图 7-10 所示，填充的表格如图 7-11 所示。

图 7-11。

Populated CustomerInvoices table for Smart Wheelbarrows Inc.

图 7-10。

CustomerInvoices table for Smart Wheelbarrows Inc.

与 Cards for Everyone Inc .一样，CustomerInvoices 表和 Products 表之间存在多对多的链接。这是通过使用一个名为 CustomerInvoices _ 2 _ Products 的链接表来实现的。填充的表格如图 7-12 所示。下一节提供了关于 ProductID 的详细信息。

图 7-12。

Populated CustomerInvoices_2_Products table for Smart Wheelbarrows Inc.

最后，在本节中，图 7-13 显示了所有这些表格之间的关系。

图 7-13。

The Customers, CustomerInvoices, and Products tables, linked together

产品的颜色和类型

有两种产品，标准独轮车和小独轮车，六个颜色。类型和颜色是分开处理的，因为不同的数据适用于每个类型和颜色。例如，每个物料清单都适用于特定类型的手推车，而油漆则有不同的代码和供应商。

将产品电子表格(第二章中的表 2-1 )转换成如图 7-14 所示的数据库表需要很多步骤。

图 7-14。

Populated Products table for Smart Wheelbarrows Inc.

首先，包含每种手推车颜色列表的列已被拆分，因为任何行和列的交叉点都不应包含一个以上的项目。每个产品都有一个单独的行，根据其类型和颜色有一个唯一的产品代码。该产品代码将作为其唯一标识符，如图 7-14 所示。

第二，独轮车的类型分为标准的 SD 和小型的 SM。这些类型使用一对多关系链接到 ProductType 表。每个产品只能有一种类型，而给定的类型可以应用于多个产品。产品类型表包含每种产品类型的描述，以及所需的油漆量(因为这取决于产品的类型)。产品类型表如图 7-15 所示。

图 7-15。

Populated ProductType table for Smart Wheelbarrows Inc.

第三，产品颜色被分配了唯一的标识符，并使用一对多关系链接到一个关于颜色的数据表，称为 ProductColor。每个产品只能有一种颜色，但是每种颜色可以应用于多种产品。在该表中，包含了关于可用颜色和相应油漆代码和供应商 ID 的数据。该表格引用了第二章中的表格 2-5 和 2-6 所示的电子表格数据，如图 7-16 所示。

图 7-16。

Populated ProductColor table for Smart Wheelbarrows Inc.

第四，Products 表的最后两列与价格相关，这取决于 ProductID。折扣价格使用“是”或“否”列，用于营销目的，以衡量折扣是否会影响销售以及来自哪些客户。

Note

油漆的价格需要包含在数据库设计中。因为油漆的价格取决于油漆的颜色，所以它最合理的位置应该在上面 7-16 的产品颜色表中。

这四个表之间的关系如图 7-17 所示。

图 7-17。

Relationships among the Products, ProductType, ProductColor, and MaterialSuppliers tables for Smart Wheelbarrows Inc.

材料表

材料表反映了你在第二章的表 2-5 中看到的材料电子表格。为每种材料添加了唯一的标识符。“供应商名称”列已被删除(因为它不依赖于“材料”表的唯一标识符),并已被“供应商 ID”所取代。图 7-18 显示了材料表的前几列。

图 7-18。

Materials table for Smart Wheelbarrows Inc.

这些原材料的供应商，反映在第二章中表 2-6 的电子表格中，出现在材料供应商表中。增加了唯一标识符，如图 7-19 所示。

图 7-19。

MaterialSuppliers table for Smart Wheelbarrows Inc.

每种类型的产品都有自己的物料清单电子表格，如第二章的中的表 2-7 和 2-8 所示。材料清单数据库表如图 7-20 所示，包括每种产品的数量要求栏。MaterialID 和 ProductTypeID 构成了 BillOfMaterials 表的唯一标识符。也就是说，它们一起而不是单独充当唯一标识符。“产品”、“产品类型”、“材料”和“材料清单”表之间存在以下关系:

图 7-20。

BillOfMaterials table for Smart Wheelbarrows Inc.

• Products 表中的 ProductTypeID 和 BillOfMaterials 表中的 ProductTypeID 之间存在一对一的关系。每个产品类型 ID 有一个物料清单，每个物料清单仅适用于一个产品类型。
• 物料清单表中的 MaterialID 和物料表中的 MaterialID 之间存在一对多关系。每份材料清单中的每种材料只出现一次，但是每种材料可以在多份材料清单中列出。

图 7-21 显示了产品类型、物料清单、物料、物料供应商表之间的关系。

图 7-21。

Relationships among ProductType, BillOfMaterials, Materials, and MaterialSuppliers tables

要查看智能手推车公司数据库设计的完整视图，请回头参考图 7-7 。这些表格涵盖了顾客、颜色、产品类型以及材料。数据库将这三个主要特征结合在一起。

案例研究:詹宁斯-哈佛律师事务所

Jennings-Havard 律师事务所数据库的使命声明是:

“The database will be used to improve customer retention and attract new customers.”

这里介绍的数据库设计比 Smart 独轮车公司的数据库简单得多。它以一个客户表为中心，链接到不同的人口统计数据表——年龄、性别和种族——并包括关于接受宣传的偏好的详细信息，如公司的时事通讯。所有表之间的关系都是一对多的。

还将增加在第五章中介绍的两个指标:

• 客户是否是新客户
• 客户是如何发现这家公司的

这两个指标将被合并到一列 ClientSource 中。更多的细节将在本章后面给出。

已经创建了三个虚构的客户端来填充数据库:

• 朱琴，45 岁，女。她在 Jennings-Havard 律师事务所有两个正在进行的案件:她和丈夫的遗产规划，以及她年迈父母的长期护理规划。她是在当地华人社区中心的一次演讲中了解到这家公司的，并希望通过电子邮件接收该公司的时事通讯。朱太太是中国人。
• 保罗·伯根，67 岁，男。他是独生子，父亲最近去世了。詹宁斯-霍华德律师事务所正在处理他父亲的遗嘱。保罗从报纸广告上发现了这家公司，并打电话联系他们。他选择通过邮件接收公司的时事通讯。卑尔根先生是白人。
• 简·史密斯，53 岁，女。她在公司有一个遗产规划的案子。她通过一个朋友了解了他们，并希望收到他们的电子邮件简讯。她亲自到办公室进行了初步接触。史密斯小姐是白人。

图 7-22 显示了 Jennings-Havard 律师事务所数据库设计的概述。本章后面将更详细地介绍这些表格。

图 7-22。

Overview of the database design for Jennings-Havard Law Offices

客户表位于设计的中心，因为客户构成了数据库任务的中心。有标题、名字和姓氏列，还有联系人数据列。人口统计数据有三列:年龄、性别和种族。这些列中的每一列都有一个唯一的标识符，它链接到一个单独的表。图 7-23 显示了填充的客户端表的前几列。

图 7-23。

Clients table for Jennings-Havard Law Offices

年龄、性别和种族的表格分别如图 7-24 、 7-25 和 7-26 所示。

图 7-26。

Ethnicity table for Jennings-Havard Law Offices

图 7-25。

Gender table for Jennings-Havard Law Offices

图 7-24。

AgeRange table for Jennings-Havard Law Offices Note

图 7-24 到 7-26 所示的三个人口统计表中的值可以直接合并到 Clients 表中。然而，使用单独的表格可以保持数据输入的准确性，避免输入有拼写错误的数据，如第十章所述。

一个名为 ClientPublicityPrefs 的表用于存储客户对有关接收简讯的问题的回答。可以选择是完全接收，还是通过电子邮件或邮件接收。图 7-27 显示了 ClientPublicityPrefs 表。

图 7-27。

ClientPublicityPrefs table for Jennings-Havard Law Offices

Clients 表连接的最后一个表是 ClientContacts 表。它的前几列如图 7-28 所示，稍后将提供更多细节。

图 7-28。

ClientContacts table for Jennings-Havard Law Offices

这个客户联系表按案件编号列出了公司正在处理的每个案件。有些客户，比如朱进，会有不止一个案例。如图 7-28 中的客户联系表所示，提供了初次联系的日期，以及联系方式(电话、电子邮件等。).

图 7-29 提供了 Clients 表及其链接表之间关系的概要。

图 7-29。

The Clients table and its linked tables

InitialContactMethod 表如图 7-30 所示。

图 7-30。

InitialContactMethod table for Jennings-Havard Law Offices

联系人类别反映了公司开展的四种工作类型，如图 7-31 所示。

图 7-31。

ContactCategory table for Jennings-Havard Law Offices

客户身份指的是客户的地位——他们是为自己打电话，还是代表家庭成员，还是代表服务用户的专业人士，等等。图 7-32 显示了客户端状态的值。

图 7-32。

ClientStatus table for Jennings-Havard Law Offices

ClientSource 指的是关于公司的信息来源。许多客户以前用过这家公司。然而，新客户会通过广告、社交媒体和朋友的推荐来了解这家公司。图 7-33 列出了詹宁斯-哈佛律师事务所考虑的可能性。

图 7-33。

ClientSource table for Jennings-Havard Law Offices

ClientContact 及其链接表之间的关系如图 7-34 所示。

图 7-34。

ClientContacts and its linked tables

Jennings-Havard 律师事务所数据库的表格和关系如图 7-22 所示。该公司有许多客户，每个客户都有不止一个案例。数据库设计能够捕获人口统计数据和病例关系数据。

案例研究:连接南区

Connecting South Side 数据库的使命陈述如下:

“The database will be used to track the contact with consultants to prove that Connecting South Side meets the goal of its funding and provide data for compiling future funding.”

Jennings-Havard 法律事务所数据库的主要构件也可以在这里使用。这是因为这两个数据库都关注与他们组织联系的人。然而，用于连接 South Side 的数据库更复杂，因为收集了关于每个查询者的大量数据。

图 7-35 显示了数据库设计的概述。如前一节所述，有一个问询表(客户)和一个案例表(客户联系人)。两个案例研究中的年龄、性别和种族表是相同的。还有，宣传也是一样的。

图 7-35。

Database design for Connecting South Side

一个新的表，Neighborhood，用于收集询问者来自芝加哥哪个社区的数据。南边有 200 多个社区，需要的时候会添加到表中。图 7-36 显示了邻居表。

图 7-36。

Neighborhood table for Connecting South Side

在最后一节中，Cases 表向 ClientContacts 表添加了几个额外的列。图 7-37 显示了案例、组织和组织类型之间的联系。

图 7-37。

The Cases and Organizations tables

每个案件都与询问者提到的组织有关。这是一种多对多的关系，因为每个查询者可以被推荐给多个组织，每个组织可以申请多个查询者。图 7-38 显示了案例与组织的关联表，图 7-39 显示了组织表的前四列。

图 7-39。

Organizations table for Connecting South Side

图 7-38。

Cases_2_Organization table for Connecting South Side

每个组织都被分配了一个类型，如帮助热线或支持小组，以使报告更容易。图 7-40 为组织类型表。

图 7-40。

OrganizationType table for Connecting South Side

图 7-41 是案例表及其剩余链接表的特写。

图 7-41。

The Cases table and its remaining linked tables

添加了一个名为 CSS_Employee 的新列。负责该案例的连接南区员工的姓名首字母存储在此处，以便任何查询都可以发送给此人。此外，正如在第十章中所讨论的，当你在监控数据质量时，知道谁输入了数据会有所帮助，这样就可以向适当的人发出任何必要的进一步指示。

案例中的许多列反映了上一节中的内容。有几个是不同的。

CaseCategory 列反映了连接 South Side 的案例类型。这些可以包含许多组件，因此也包含许多类别。因此，本专栏旨在获取最初接触 Connecting South Side 时最突出的类别的数据。图 7-42 显示了相应的 CaseCategory 表。

图 7-42。

CaseCategory table for Connecting South Side

Cases 表使用一对一关系链接到 HealthCondition 表。健康状况表涵盖了询问者的任何残疾或其他健康状况。随着时间的推移，同一询问者的健康状况可能会因病例而异，因此取决于病例而非询问者本人。除了唯一标识符之外，每一列都是“是/否”类型。一个查询者可以有多种残疾。图 7-43 显示了填充的健康状况表。请注意，《??》第四章中的多萝西·贝恩有身体残疾和精神健康问题。

图 7-43。

HealthCondition table for Connecting South Side

NumberOfContacts 列是一个指标，表示每个查询涉及的工作量。与 HealthCondition 表一样，它使用一对一关系链接到 Cases 表。另一种设计是将其列合并到 Cases 表中，这里使用两个表来减少 Cases 表中的列数。当联系人可能是一个电话、一封电子邮件或一次对办公室的访问时，将计算传入和传出联系人的数量。还记录了单独网络搜索的次数。图 7-44 显示了已填充的联系数量表。请注意，多萝西·贝恩的调查涉及许多联系人。

图 7-44。

NumberOfContacts table for Connecting South Side

Cases 表的 Open 列的数据类型是 Yes/No，它标识一个案例是正在进行还是已经结束。

最后一列，NotesAboutContact，反映了为第四章中描述的每个案例保留的文档。案件档案的注释放在这里。

上图 7-35 显示了连接南侧数据库设计的概述。与 Jennings-Havard 法律事务所的设计一样，该数据库能够捕获大量客户/咨询者的数据，并且是围绕一个咨询者可能有多个案件这一事实构建的。通过“连接南区”,案例和它们所涉及的组织之间的额外关系被包含在设计中。

摘要

本章讲述了创建简单稳定的数据库设计所需遵循的步骤。这个过程从考虑您当前(或将要)处理的数据开始，将它分成表，并确定这些表之间的适当关系。您可以对表进行进一步的检查，以确保尽可能高效地检索和分析数据。彻底测试数据库并提供全面的文档是必不可少的。