在使用Word/WPS处理文档时，你是如何操作的？

打开多级目录查找并打开文件？保存时随意设置文件名？复制副本再修改文件来保存当前版本？手动复制粘贴来汇总文档数据？手动修改数据并另存来批量制作文档……。这样的操作方式繁琐易错且费时。

本文将从快速打开、规范保存、快速调整、内容复用、版本管理、批量生成、定稿分发和档案管理等各方面来讲述如何简单、高效并且规范的处理Word文档。

一、快速打开

当处理量不太大时，逐级打开目录并定位打开文件是大部分人的做法，但当需要处理的文档数量较多时，查找和打开文档会耗费很多时间，通常可以通过建立目录快捷方式的方法来解决，但因为目录中会包含各种格式的文件，进入目录后，仍需肉眼仔细查找甄别，为了便于查找，通常都会对文档进行排序以方便查找。以上整个过程通常需要耗费几十秒的时间。

为了提高文档打开效率，公文处理助手开发了工作目录功能，可以快速的列表查看指定位置的Word文档（只显示DOC及DOCX格式），并且自动按修改时间排倒序，使我们能快速查找和打开指定位置的文档：

功能中默认仅显示指定位置当前目录下的文档，点击含子目录开关，可以显示指定位置下所有子目录内的文档；左/右键点击字号按钮，可以调整界面整体的字号大小，让我们不用再费眼费时的去查找文档。

通过按Ctrl键点击工作目录按钮。可以显示打开文件对话框，让我们手动查找文档；而按Alt键点击则可以快速打开当前文档位置，进一步提高我们打开文档的操作效率。

另外，如果经常在U盘、光盘上打开文档，最近打开文档列表中就会有此类无法打开的文档，让我们很难找到记录中的本地文档，如果要清除这些记录，可以点击工作目录按钮的下拉菜单，选择清除无效最近文档记录，可以一键清除这些无效记录。

二、规范保存

当我们完成文档编辑时，都需要将文档保存在电脑中，通常大家都是手动输入文件名来实现，这样操作虽然简单方便，但并不规范，为了方便，通常人们都不会手动输入当前日期等自己认为非必要的信息，而是根据文档内容来设置文件名，导致文件名中通常都不包含日期信息，人为的给文档管理设置了障碍。

公文处理助手提供的自动另存功能，可以帮助我们实现简单规范的保存文档：

点击(时间)标题按钮，将按“（日期）文件标题”的格式，自动使用当前系统日期和文档标题来生成文件名；

针对公文类型的文档，可以选择文号或文号-标题按钮，将自动提取文档中的文号和标题信息，生成相应格式的文件名。

自动另存功能可以让我们在大部分情况下无需输入文件名并且确保文件名标准规范，使我们能简单规范的保存和查找文档。

关于如何快速调整文档，可以参见我的文章：《如何快速排版一份很乱的Word文档》和《Word/WPS简单高效修改调整、复制套用文档格式》

三、处理重复内容

在编辑规范格式文档时，经常会遇到在多份文档中存在格式和内容完全或基本一致的内容，例如公文的版头和版记、标书或论文的封面等等，这些在格式上完全一致，只在文字上有微小的改动的内容，通常格式设置复杂，手动制作需要花费大量时间。

面对这种情况，通常的做法是保存模板文件的副本，在制作文档时以副本文件为基准，修改后再另存文档，但如果误操作覆盖修改了模板文件，就需要重新制作模板文件，并且编辑时也需要重复打开模板文件进行另存操作，操作起来比较麻烦。

我们可以使用文档引用功能来自由的引用不同文档的正文范围内容重复内容，实现文档内容一键复用，打开方法很简单，选好要引用的内容，按Ctrl点击文档引用按钮，就能保存对该内容的引用，使用时点击文档引用打开窗口，通过缩略图在记录列表中找到引用项，双击就能插入相应内容，还可以引用为域或引用无格式文本，也可以引用字体、段落、样式或页面设置等格式参数。

此外，如果存在多种不同的页眉页脚需要设置，可以使用插入页眉页脚功能，来随时引用其它文档中的页眉页脚，实现一键插入页眉页脚。打开要引用的文档，点击插入页眉页脚下的添加引用项并设置，根据提示选择想要引用的类型和范围，设置好用于标识引用项的说明，就能完成引用。使用时点击相应的菜单项就能在当前位置插入对相应内容的引用。

如果你在工作中需要撰写大型文档，相信对于交叉引用不会陌生，可以引用文档中如标题和图表等的特定位置。但交叉引用在引用前需要对相关的引用类型进行定义，比如插入图注、表注等，在操作时也需要先选择引用类型再确定引用内容，操作较为繁琐。

插件中同样提供了交叉引用的功能，相对于Word原生功能，插件的交叉引用可以自动列表显示文档中的层级结构和嵌入图片、公式、表格、题注、脚注、编号段落等元素，右键点击列表，选择相应的引用类型就能快速引用，支持双击定位和按类型筛选列表项，保存文档数据后，可以跨文档以域或者文字的形式引用列表项，还可以通过通配符和正则表达式来扩展要列表显示的内容，相比Word原生功能更加方便实用。

四、版本管理

在编辑文稿时，经常会需要暂存当前文档版本，通常大家都是先手动另存，再简单修改文件名来实现。如果文档较多，操作起来不但繁琐，并且通常大家都是根据自己的想法设置文件名，经常导致文件命名混乱。

在版本管理方面，插件提供了一键存档的功能，能自动提取日期、时间、页数、字数、作者、编辑时间等信息，附加到文件名前或后，自动另存到文档当前目录下，并同时自动保存文档，功能简单实用，点点鼠标就能完成留版存档。

五、批量制作文档

当需要批量打印大量的信函、请柬、工资条、成绩单等文档时，是最考验个人Word应用操作水平的时候，新手们通常是复制粘贴再逐个修改，熟练使用Word的用户都会使用邮件合并来批量制作文档，只需选定要插入的数据源，再在需要的位置插入合并域，点击合并就能快速批量生成文档，批量生成文档很方便。

但在实际使用中，Word的邮件合并不能批量生成新文档，WPS虽然可以自动批量生成文档，但两者都无法插入图片，并且插入内容可以被简单修改，此外，生成的文档数据无法自动更新。如果经常要批量生成文档，每次都需要重新在模板文件中插入合并域，并且生成指定的单个文档比较麻烦，插入的内容也会丢失原有的格式。

为了解决上面的这些问题，公文处理助手开发了升级版本的邮件合并功能，使用时先选择模板和数据文件，再设定要用的工作表和数据插入位置，保存好配置方案，就能一键生成单个或批量文档，通过设置格式类型，可以指定插入内容的格式，可以选择插入为图片以避免被修改，通过指定引用类型可以设置是否自动更新插入内容，使文档内容与数据源保持一致；此外，可以通过指定文件名列来快速选择数据项，同时会自动附加文件名列内容到生成文档的文件名结尾以便识别文档。使用也很方便，只要双击选择配置方案，再在引用项目列表中双击需要的数据项，就能生成单个文档，点击全部引用就能批量生成所有文档。

升级版邮件合并　　　　——Word一键生成文档_腾讯视频

还有更简单的标记粘贴功能，可以非常简单的使用Excel表格数据内容来批量生成文档，点点鼠标就能1分钟生成300个文档

WordWPS批量制作生成文档　　——规范文档神器_腾讯视频

六、定稿分发

当文档编辑完成，需要对外发布或报送时，如果只需浏览文档内容，通常都会选择将文档转换为PDF格式，便文档即便于查看，又不易被修改，在WORD中可以将文档保存为PDF格式，但操作较为繁琐，需要点击多次并输入文件名，对此插件提供了一键转PDF的功能，可以一键将文档在当前目录下保存为PDF格式，自动添加日期时间前缀，并且自动打开预览查看。

同时，插件也支持批量将文档转换为PDF，转换时也可以选择操作范围：

七、档案管理

当需要在几十、上百乃至上千份文档中统计汇总数据，绝大多数用户都会望而却步，这不是大多数人能简单快速完成的工作，当然也并非Mission Impossible，依靠手动查找、复制、粘贴的确可以完成，但付出的时间和精力与收获是不成正比的。即便能熟练使用VBA编程，也无法快速解决。

使用公文处理助手的自动脚本功能，只需要花几分钟时间，就能快速编写出解决问题的自动化脚本，实现自动化的打开文档、查找复制内容、汇总输出数据并整理形成表格。在插件的脚本库中还提供了脚本模板，可以通过对模板的修改来快速生成自己需要的功能。

另外，通过脚本来实现单个或批量文件的自动归档，一键添加属性并备份文档到指定位置，实现定稿文档的标准规范化管理，也为档案管理工作提供了数据来源。

使用公文处理助手的相关功能，能从各方面提高的文档处理速度和质量，让工作更加简单、轻松和高效，使大家节省时间以更好的休息和娱乐，如果您对本文有同的见解或想了解更多Word、插件的使用技巧，可以评论留言或私信我。

最后祝大家工作顺利，万事如意。